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[Web] Conciliación de pagos: reportador

El proceso de conciliación es necesario cuando un usuario reportador de gastos genera un nuevo informe de gastos, incluyendo en este informe tiques/gastos pagados con tarjeta de empresa.

Una vez en la pantalla principal del informe, el usuario deberá desplazarse hasta a la sección de Gastos no reembolsables/Non-reimbursable expenses. En esta sección se mostrarán los tiques pagados con tarjeta de empresa, y para cada tique se indicará, a través de la columna Conciliado/Reconciled, si el tique está conciliado o no.

Si el tique tiene el ícono  en la columna de Conciliado/Reconciled, significa que se ha conciliado automáticamente, en cambio sí aparece el icono  significa que se ha conciliado manualmente.

Un tique no queda conciliado de manera automática si no coincide en fecha e importe con algún movimiento cargado en Captio. Por ejemplo, puede que el importe sea el mismo, pero la fecha del tique y la fecha del movimiento no coincidan, pues el movimiento correspondiente ha quedado registrado con un día de retraso respecto al gasto.

Deberás desplazarte hasta la sección de Conciliación del informe, en la que dispondrás de un resumen del estado de conciliación de los gastos del informe. En caso de existir tiques sin conciliar, la conciliación del tique deberá realizarse de manera manual. Para ello, dispones de la funcionalidad Gestor de conciliaciones/Reconciliation editor.

report_reconciliation.PNG

NOTA: Si el sistema encuentra varios pagos candidatos de conciliar de manera automática con un mismo tique, no se conciliará automáticamente para evitar errores.

 

Al seleccionar el Gestor de conciliaciones/Reconciliation editor, se mostrará una pantalla emergente que permite conciliar de manera manual todos aquellos tiques que figuren como pendientes de conciliar en Captio para el informe en cuestión.

Esta pantalla emergente está organizada en dos paneles:

  • En el panel izquierdo de Gastos no reembolsables/Non-reimbursable expenses se muestran los tiques capturados. En la parte superior se muestran los tiques pendientes de conciliación, mientras que en la parte inferior se muestran aquellos tiques que ya se han conciliado, ya sea manual o automáticamente.
  • En el panel derecho de Pagos conciliados y pagos sin conciliar/ Reconciled and Unreconciled payments se muestran los movimientos cargados en Captio. En la parte superior verás los pagos conciliados con el tique que esté seleccionado de la parte izquierda. En la parte inferior, Captio propone los pagos candidatos a conciliar ordenados según tengan más posibilidades de ser el movimiento correcto.

 

Deberás seleccionar un gasto sin conciliar en la parte superior del panel izquierdo y entonces se mostrará en la parte inferior del panel derecho de Pagos sin conciliar/Unreconciled payments los movimientos sin conciliar ordenados según tengan más posibilidades de ser el movimiento correcto. Seleccionado esto, podrás conciliar el gasto mediante la opción Conciliar/Reconcile indicada a la derecha del monto.

 

Tras la conciliación manual, el tique pasa a figurar en la sección Tiques conciliados/Reconciled receipts y el pago correspondiente pasa a figurar en los Pagos conciliados/Reconciled payments.

 

Cuando todos los pagos estén ya conciliados con su correspondiente tique, podrás guardar los cambios con el botón verde Conciliar/Reconcile, se cerrará el gestor de conciliaciones y automáticamente el informe recalculará los valores de los tiques y del informe en función de los pagos bancarios.

NOTA: prevalece el valor del movimiento bancario sobre el valor del tique

 

Puedes ver un vídeo explicativo del proceso completo de conciliación en este enlace.

 

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