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4. Avisos o alertas

Los avisos te sirven para definir reglas de comprobación para gastos reportados por los usuarios de tu empresa. Captio detectará automáticamente los casos que no cumplan estas normas y los marcará como potencialmente conflictivos. Esta herramienta es fundamental para ayudarte a cumplir la política de gastos de tu empresa. 

Es importante tener en cuenta que el cálculo de estas reglas se realiza cuando el informe pasa de una fase de revisión a otra, y que el tipo de avisos calculados variará en función de los avisos configurados para cada una de ella. 

En este artículo, te contaremos: 

 

Tipos de avisos y configuración

Para crear un nuevo aviso, sólo tienes que hacer clic en el botón “nuevo tipo de aviso”/ "New alert type" para abrir el asistente.

FUNC_Avisos.jpg

En función del tipo de aviso que selecciones, tendrás que completar una información u otra, pero en general puedes programarlos para que salten en:

  • Todos los usuarios o para usuarios concretos. También puedes marcar la opción de asignar a los nuevos usuarios.
  • Todas las etapas de tus flujos de aprobación o para etapas concretas.
  • Todas las categorías o para categorías concretas. También puedes marcar la opción de asignar a las nuevas categorías.
  • Todas las formas de pago o para formas de pago concretas. También puedes marcar la opción de asignar a nuevas formas de pago. Veamos ahora qué tipos de avisos puedes configurar y cómo hacerlo.

Veamos ahora qué tipos de avisos puedes configurar y cómo hacerlo.

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Avisos básicos:

  • Tickets repetidos / Repeited Receipts

Uso

El aviso saltará en caso de que haya tickets duplicados; para hacerlo, Captio compara importe y fecha entre los tickets que Captio ha reconocido.

Configuración

-Importe mínimo: Sirve para indicar a partir de qué importe quieres que se empiecen a calcular los avisos. Si pones, por ejemplo, 10€, el sistema no tomará en cuenta los gastos inferiores a ese importe. Si quieres incluir todos los tickets puedes indicar desde 0 €.

-Incluir tickets otros usuarios: Puedes activar la comprobación entre los tickets del usuario o entre todos los tickets de todos los usuarios del entorno; solo lo recomendamos si tenéis esta necesidad en alguna categoría en concreto por requerimiento de vuestra política de gastos,, ya que afecta al tiempo entre etapas y la aprobación podría tomar más tiempo de lo habitual.

-Incluir proveedor: También puedes activar que se analicen los proveedores en el cálculo. De nuevo, ten en cuenta que a mayor información a comparar, mayor tiempo de lectura y aprobación. 

 

  • Tickets editados / Edited receipts

    Uso

Esta alerta nos avisa de si un usuario ha modificado los campos reconocidos automáticamente por Captio (fecha, importe). Recuerda que puedes prohibir a tus usuarios modificar esta información cuando configuras tu entorno.

Configuración

Marca qué campos editados harán saltar la alarma: fecha, importe.

 

  • Tickets atrasados / Old receipts

    Uso

En esta alerta se comparan la fecha extraída del ticket con la fecha en la que un informe pasa de una etapa a otra (es decir, la de revisión)

Configuración

Establece un límite de días para calcular la alerta.

 

  • Comprobante obligatorio / Image required

Uso

Alerta a nivel de tique que nos informa que un gasto no contiene imagen del justificante.

Configuración

-Importe mínimo: Es posible configurar un importe mínimo por debajo del cual no se realice esta comprobación.

-Incluir tickets de kilometraje: Si marcas esta opción, los gastos de kilometraje deberán incluir justificante, utilizando la opción de Google Maps a través de la web. Asegúrate de haber informado a tus usuarios de esto.  

 

  • Campos obligatorios / Required fields

Uso

Esta alerta avisa de que faltan campos obligatorios por rellenar cuando parecían opcionales a la hora de subir el gasto y sin embargo son obligatorios por política de empresa.

Configuración

Selecciona cuáles de los campos obligatorios dispararán el cálculo de esta altera: categoría, forma de pago u observaciones.

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Avisos de funcionalidades avanzadas:

  • Importe máximo informe / Maximum amount of report

Uso

Alerta a nivel de informe que se dispara cuando se sobrepasa el máximo importe permitido.

Configuración

Deberás establecer el importe máximo permitido por informe total del informe.

 

  • Importe máximo ticket / Maximum amount of receipt

Uso

Alerta a nivel de ticket que nos informa de si el gasto sobrepasa el máximo importe permitido.

Configuración

Deberás establecer el importe máximo permitido por ticket

 

  • Fin de semana / Weekend

Uso

Alerta a nivel de gasto que nos informa de si el gasto se ha producido en fin de semana (Sábado y/o Domingo).

 

  • Días festivos / Holidays

Uso

Alerta a nivel de gasto que nos informa de si el gasto se ha producido durante algún día festivo.

Configuración

Tendrás que añadir los días festivos que rijan tu calendario laboral. Para ello, haz click en el selector de calendario, selecciona una fecha y haz click en “Añadir”. Si te equivocas, selecciona el día en el listado de la izquierda y haz click en “Quitar”.

 

  • Distancia máxima ticket / Maximun distance receipt

Uso

Alerta a nivel de gasto de kilometraje que se disparará si la distancia introducida sobrepasa la configurada.

Configuración

Deberás establecer qué distancia máxima permites en este tipo de gasto.

 

  • Importe máximo por fecha / Maximum amount date

Uso

Alerta a nivel de informe que nos informa de que en el periodo de tiempo configurado el usuario ha sobrepasado el importe predefinido. El periodo puede ser diario, semanal o mensual.

Configuración

Sólo tendrás que añadir el importe máximo y el período de tiempo que aplica: diario, semanal o mensual.

 

  • Restricción forma de pago / Payment method restriction

Uso

Alerta que nos informa de si un tique de una categoría concreta se ha guardado en una forma de pago no permitida.

 

  • Límite tickets categoría/día / Maximum receipts/category per day

Uso

Alerta a nivel de informe que nos indica si se ha sobrepasado el máximo de tickets permitidos para una categoría; es decir, el máximo en número de comprobantes diario.

 

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Visualización de los avisos

Una vez hayas establecidos los avisos que te interesen, Captio analizará los gastos que se reporten (a partir de ese momento) para detectar posibles incumplimientos de reglas. Cuando sea así, habrá una indicación en la cabecera del informe y se añadirá una marca al gasto concreto (si es un aviso a nivel de gasto) dentro del informe recibido por el supervisor.  

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