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Gestionar gastos de viaje en la web

Para los días en los que no estés viajando, podrás utilizar Captio desde tu ordenador gracias a nuestra versión web, 100% online, accesible desde cualquier navegador y con seguridad garantizada por SSL y HTTPS.

En este artículo encontrarás información sobre: 

  1. Cómo añadir gastos a través de la web 
    1. Con certificación digital (España) 
    2. Sin certificación difital (resto de países) 
  2. Cómo editar gastos a través de la web 
  3. Cómo añadir gastos de kilometraje a través de la web 

Cómo añadir gastos a través de la web

Con certificación digital (España)

En primer lugar, nos gustaría explicarte que nuestro software esté homologado por la agencia tributaria, algo esencial para que tu empresa pueda cumplir con los requisitos fiscales. Por imperativo, para que tengan efecto legal solo puede utilizarse sistemas “que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido”. Al utilizar nuestra app no hay problema, ya que capturas el gasto e inmediatamente se sube a la nube, donde no puede modificarse. Sin embargo, no se puede garantizar el mismo estándar a la hora de subir gastos desde tu ordenador.

Es por eso que si tu empresa tiene contratada la certificación, no es posible que subas un justificante de gasto. Si aún así, necesitas añadir un gasto (porque aunque por la razón que sea no aplique a nivel fiscal, quieras recuperarlo) podrás hacerlo a través de nuestra web:

  • Haz login en login.captio.net para acceder a tu cuenta con tus credenciales
  • Una vez en la pestaña de inicio, tienes una acceso directo a “Crear ticket”. Si ya estuvieras en el panel, haz click en la pestaña “tickets”.
  • Para añadir un nuevo gasto, haz click en “crear ticket” y ve rellenando la información que te solicitamos:
    • Fecha, proveedor, importe total y moneda que aparece en el ticket
    • Categoría: La persona responsable de administrar Captio habrá creado ciertas categorías para organizar los gastos de todo tu equipo. Selecciona la que más se adecúe a la naturaleza de tu gasto. Es posible que al elegir una categoría se modifiquen los campos que debes rellenar sobre el gasto según las reglas establecidas.
    • Forma de pago: Necesitas decirle a tu empresa cómo has pagado este gasto, ya que en función de la forma de pago, será reembolsable (por ejemplo, con efectivo o tarjeta propia) o no reembolsable (si tienes tarjeta de empresa)
    • Comentarios: tienes un campo libre para añadir cualquier información valiosa.

Sin certificación digital (resto de países)

En caso de que tu empresa no necesite que los gastos estén homologados, sí se podrán añadir los justificantes de pago. En ese caso, el proceso a seguir es el siguiente:

  • Haz click en el botón de “Importar desde PC”
  • Selecciona el archivo desde tu ordenador
  • El sistema comenzará a hacer la lectura automática y colocará el gasto en la pestaña “Capturas”

Cómo editar gastos a través de la web

Si necesitas hacer alguna modificación a tus gastos, solo tienes que localizarlo (para ello puedes utilizar los filtros avanzados de fecha, categoría y forma de pago) y hacer click en el botón de “editar” que verás a la derecha. Se abrirá de nuevo el asistente de creación o edición de gastos y podrás realizar las modificaciones pertinentes.

¿Cuándo se puede editar un gasto?

Podrás editar un gasto siempre que esté en “Pendientes”, es decir que no lo hayas metido dentro de un informe o cuando lo hayas metido en un informe que aún no haya sido enviado. Adicionalmente, y siempre que la persona que administra Captio lo haya configurado así, es posible que puedas editar un gasto cuando el informe haya sido enviado, pero no aprobado.

Cómo añadir gastos de kilometraje a través de la web

Los gastos de kilometraje son aquellos que se derivan del uso particular de tu vehículo por motivos de trabajo. Varían en función de la tasa que se haya estipulado en vuestra política de gastos de empresa.

Para añadir un gasto de kilometraje desde la web, solo tienes que:

  • Haz click en el botón de “+Kilometraje”
  • Añadir fecha
  • Selecciona, si aplica, alguno de los trayectos predefinidos configurados por administración para que se realice el cómputo de distancia.
  • Si el trayecto no está predefinido, puedes escribir directamente la distancia recorrida.
  • También puedes utilizar la integración de Google Maps para, introduciendo los puntos de origen y destino, calcular automáticamente la ruta. Haz click en el “Mapa” en el cuadro de la derecha, rellena con las direcciones, haz click en Calcular y, si estás de acuerdo, dale a guardar.
  • Escoge una categoría.
  • Selecciona una forma de pago.
  • Haz click en el botón guardar

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