Gestionar informes desde la web

 

Cómo generar informes a través de la web

Una vez has generado los gastos, puedes crear fácilmente informes para solicitar que te los liquiden (es decir, que te devuelvan el dinero.) Para ello, accede a la pestaña de informes, haz click en “crear informe” y añade un título (por ejemplo: gastos marzo 2022 o Feria Barcelona 2017).

A continuación, se abrirá tu informe, donde podrás realizar las siguientes acciones:

1. Añade los gastos correspondientes: haz click en “Añadir tickets”, se abrirá una ventana donde verás todos los gastos pendientes de añadir a un informe (si lo necesitas, puedes filtrar por fecha para encontrarlos), selecciona los que consideres y haz click en Añadir.
2. Antes de pedir la aprobación de tu informe, veámos qué más campos hay en él:
1. Gastos, reembolsables o no reembolsables (los que se hacen con la tarjeta de empresa): Aquí podrás ver todos los gastos que has seleccionado previamente; comprueba que está todo correcto y, si has añadido algún gasto que no aplica, elimínalo haciendo click en “quitar”
2. Anticipos: si has pedido algún anticipo para este informe, selecciónalo. Se hará el cálculo de lo que te han adelantado y lo que has pagado tú para saber finalmente si la liquidación será positiva o negativa (y tendrás que devolver tú lo que te haya sobrado)
3. Conciliación: la conciliación es un proceso contable que empareja cada pago que realizas con tu tarjeta corporativa con los gastos que has generado. Si tienes esta opción disponible, haz click en “conciliación” y comprueba que todo está en orden.
4. Finalmente, revisa que todos los gastos (reembolsables y no) son correctos.
3. Ahora sí, vuelve al inicio de tu informe solicita la aprobación haciendo click en “Solicitar aprobación.” Puedes “poner en copia” a quienes tú elijas añadiendo su dirección de correo electrónica en el campo destinado a ello.

Cómo editar informes a través de la web

Recuerda que para modificar un informe o borrarlo, debe estar en estado "Borrador" o "Rechazado". Modificar un informe implica modificar el propio informe o sus gastos asociados.

Para quitar, editar o añadir gastos, haz lo siguiente:

1. Accede al informe en el que se encuentra el tique que deseas editar o quitar.
2. Si quieres quitar un gasto, haz click en el botón Quitar que se encuentra al lado del gasto.
3. Si deseas editarlo, selecciona el gasto para acceder a su información, modificarla y luego guardar los cambios.
4. Si deseas añadir nuevos gastos al informe, selecciona el botón Añadir ticket

Para eliminar un informe, indica el informe y selecciona el botón Eliminar; ten en cuenta que solo se borrará el informe, no se perderán los gastos que contenía. Estos volverán a la lista de tickets pendientes y podremos volver a generar un nuevo informe con ellos.