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Gestionar informes en la web

Gestionar Informes en la web

Cómo generar informes a través de la web

Una vez has generado los gastos, puedes crear fácilmente informes para solicitar que te los liquiden (es decir, que te devuelvan el dinero.) Para ello, accede a la pestaña de informes, haz click en “crear informe” y añade un título (por ejemplo: gastos marzo 2022 o Feria Barcelona 2017).

A continuación, se abrirá tu informe, donde podrás realizar las siguientes acciones:

  1. Añade los gastos correspondientes: haz click en “Añadir tickets”, se abrirá una ventana donde verás todos los gastos pendientes de añadir a un informe (si lo necesitas, puedes filtrar por fecha para encontrarlos), selecciona los que consideres y haz click en Añadir.
  2. Antes de pedir la aprobación de tu informe, veámos qué más campos hay en él:
    1. Gastos, reembolsables o no reembolsables (los que se hacen con la tarjeta de empresa): Aquí podrás ver todos los gastos que has seleccionado previamente; comprueba que está todo correcto y, si has añadido algún gasto que no aplica, elimínalo haciendo click en “quitar”
    2. Anticipos: si has pedido algún anticipo para este informe, selecciónalo. Se hará el cálculo de lo que te han adelantado y lo que has pagado tú para saber finalmente si la liquidación será positiva o negativa (y tendrás que devolver tú lo que te haya sobrado)
    3. Conciliación: la conciliación es un proceso contable que empareja cada pago que realizas con tu tarjeta corporativa con los gastos que has generado. Si tienes esta opción disponible, haz click en “conciliación” y comprueba que todo está en orden.
    4. Finalmente, revisa que todos los gastos (reembolsables y no) son correctos.
  3. Ahora sí, vuelve al inicio de tu informe solicita la aprobación haciendo click en “Solicitar aprobación.” Puedes “poner en copia” a quienes tú elijas añadiendo su dirección de correo electrónica en el campo destinado a ello.

Cómo editar informes a través de la web

Recuerda que para modificar un informe o borrarlo, debe estar en estado "Borrador" o "Rechazado". Modificar un informe implica modificar el propio informe o sus gastos asociados.

Para quitar, editar o añadir gastos, haz lo siguiente:

  1. Accede al informe en el que se encuentra el tique que deseas editar o quitar.
  2. Si quieres quitar un gasto, haz click en el botón Quitar que se encuentra al lado del gasto.
  3. Si deseas editarlo, selecciona el gasto para acceder a su información, modificarla y luego guardar los cambios.
  4. Si deseas añadir nuevos gastos al informe, selecciona el botón Añadir ticket

Para eliminar un informe, indica el informe y selecciona el botón Eliminar; ten en cuenta que solo se borrará el informe, no se perderán los gastos que contenía. Estos volverán a la lista de tickets pendientes y podremos volver a generar un nuevo informe con ellos.



Cómo supervisar informes a través de la web

Dependiendo de la configuración que tu administrador haya realizado de tu entorno, recibirás un aviso por email cada vez que recibas un informe para supervisar en Captio. Los informes pendientes de supervisión figuran en la pestaña Informe en la sección Pendientes de Revisar. Puedes acceder a través del enlace en el email de aviso o bien accediendo en Captio.

Accede al portal web de Captio con tu login y tu contraseña.

En la pantalla de Informes encontrarás los apartados de Pendientes de revisar y Revisados que son las que vas a utilizar en el proceso de supervisión. En la lista de Pendientes de revisar encontrarás todos los informes que requieren de tu supervisión.

En el listado de los informes nos indica el nombre, el usuario, la fecha, el número de gastos y de alertas y el importe total. Selecciona el informe que desees supervisar.

Una vez en el informe, podrás ver un recuadro con el detalle de las alertas (son reglas automáticas que desde la administración del entorno se han configurado para cumplir con los requisitos de vuestra política de gastos, como por ejemplo no aceptar gastos de fin de semana o que superen un importe determinado) y los gastos afectados. Ten en cuenta que las alertas son informativas, no bloquean la posibilidad de aprobar un informe, esa decisión está de tu mano.

Una vez llegamos a este punto, podemos modificar los gastos que lo necesiten según la política de cada empresa. Para modificarlos:

  • Haz click sobre la imagen del gasto
  • Edítala (el sistema nos dará la opción de añadir un comentario para explicar al usuario la causa)
  • Haz click en guardar; verás ese comentario en la zona de Comentarios del informe.

En este momento de revisión, también podemos eliminar del informe los gastos que consideramos inválidos (tengan estos tiques avisos o no). Para quitar un gasto, haz click en el botón Quitar de la línea del gasto que queramos quitar. Te aparecerá una ventana por si quieres añadir un comentario para el usuario y al guardarlo, verás ese comentario en la zona de Comentarios del informe.

Este gasto solo se quita del informe. El gasto no se pierde ni elimina definitivamente, este vuelve a la bandeja de gastos pendientes del propio usuario que será quien lo elimine definitivamente o no según corresponda.

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