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6. Conciliación bancaria

El módulo de conciliación de Captio sirve para automatizar el proceso (necesario a nivel contable) de relacionar cada pago que se realiza con una tarjeta de empresa con un gasto reportado en un informe por un usuario.

Tareas a nivel administración

Antes de nada, ten en cuenta que este módulo necesita un trabajo previo de integración; bien a través de un conector o bien subiendo los ficheros a un SFTP (si tienes dudas, ponte en contacto con nosotros) Una vez subidos a Captio, estos movimientos se conciliarán automáticamente con los gastos no reembolsables reportados por los usuarios (tiques reportados) que hayan sido pagados con tarjeta de empresa. Captio realiza la conciliación automática teniendo en cuenta varios factores: 

  1. Gastos no reembolsables: Se mira el usuario reportador de gastos, la forma de pago, fecha e importe. 
  2. Pagos: Se verifica el titular de la tarjeta, fecha e importe. 

¿Cómo se cargan los gastos a Captio para la conciliación automática?

Antes de nada, recuerda que en el momento de contratación del módulo de conciliación, nos habrás tenido que dar información sobre qué bancos utilizas y qué tipo de fichero manejan esas entidades. Con esta información y el número de identificador que utilices para tus usuarios (tarjeta de empresa, matrícula u otros… si quieres, relee esta información sobre configuración de usuarios) ya estaremos listos para comenzar la conciliación automática.

conciliaci_n.jpg

Una vez realizada la carga programada del fichero, los movimientos del mismo se mostrarán en la pantalla de conciliación donde verás:

  • El usuario al que pertenece el movimiento.
  • La fecha.
  • La cantidad del pago en la moneda original.
  • La cantidad del pago en la moneda del entorno.
  • El proveedor.
  • El estado ”Conciliado” o “Sin conciliar.

En la última columna podrás ejecutar algunas tareas adicionales que dependerán de los módulos que tengas contratados:

  • Si el gasto no está conciliado puedes crear anticipo (en caso de que tengas una retirada de efectivo con tarjeta de empresa, por ejemplo) u ocultarlo.
  • Si el gasto está conciliado, podrás ver el ticket (gasto) relacionado.

Nota importante: El proceso de conciliación automática solo se realiza cuando se encuentra un movimiento y un gasto que tengan exactamente la misma información (fecha, importe). En caso de que haya diferencias, por seguridad, habrá que realizar una conciliación manual.

Estos casos se marcarán como conciliaciones pendientes, que deberán realizar o bien el usuario que ha reportado el gasto o bien su supervisor desde la sección de informes. Los gastos conciliados manualmente se marcarán en los correspondientes informes, donde el supervisor podrá corroborar que se trata de una conciliación correcta.

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