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Cómo gestionar tus gastos de viaje desde la app

En este artículo, te enseñaremos a: 

  1. Capturar y añadir gastos desde la app 
  2. Cómo editar gastos a través de la app 
  3. Cómo añadir gastos de kilometraje desde la app 
  4. Cómo añadir gastos de dieta a través de la app 

Capturar y añadir gastos desde la app

Para capturar un gasto desde la app  puedes hacerlo desde la pantalla principal pulsando sobre el botón flotante (en la parte inferior). Al hacerlo, se abrirá la cámara y podrás hacer la captura del gasto.

También podrás capturar un tique desde la opción Capturar tique / Capture receipt del menú principal. Para desplegarlo selecciona el icono con las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de tu pantalla. (Este menú es accesible desde todas las pantallas).

Cuando hayas hecho la captura se subirá automáticamente. El procesado de los gastos está compuestos por los siguientes estados:

  • Subiendo gasto: Esto significa que la foto que acabas de sacar se está guardando en la nube. Una vez comienza este proceso, no dejamos que edites estas imágenes para cumplir con lo estipulado por la agencia tributaria.
  • Leyendo datos: En este momento, la herramienta de OCR transforma la imagen a caracteres de texto y, una vez lo ha hecho, nuestra tecnología de ICR dice qué datos corresponden con los datos clave de fecha, proveedor e importe. Por último, en los casos en los que no se puede garantizar el 100% del éxito, el gasto pasará por una revisión de calidad. Durante el tiempo que dura este proceso puedes entrar en el gasto y añadir los campos personalizados que tu admin haya establecido (categoría, forma de pago, etc) y asignarlo a un informe en borrador o seguir subiendo más gastos para hacer la categorización después.
  • Si el gasto se ha leído correctamente y no lo has hecho aún, te marcará un estado de “revisar datos” para que añadas categorías, formas de pago y cualquier otros campo personalizado que tu empresa requiera.

Cuando el gasto esté comprobado y completo, verás el siguiente icono.

Cómo  editar gastos a través de la app

Para editar un gasto debe estar disponible en la lista de gastos de nuestra app o insertado en un informe en estado "Borrador" o "Rechazado". No podrás editar gastos cuando estos están en un informe en estado "de validación" o "Aprobado".

Para editar un gasto:

  • Entra en la app y accede a la lista de gastos.  
  • Haz clic en el gasto que quieras editar.
  • Cambia la información que desees de los campos personalizados.
  • Añade, si quieres, el gasto a un informe en borrador.
  • Cuando esté todo corregido, haz click en Guadar y verás que se actualiza la información.

También podrás editar un gasto desde la opción Gastos del menú principal. Para desplegarlo, debes seleccionar el icono con las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de tu pantalla. (Este menú es accesible desde todas las pantallas).

Cómo añadir gastos de kilometraje a través de la app

Podrás añadir un gasto de kilometraje desde la opción Kilometraje del menú principal. Para desplegarlo debes seleccionar el icono con las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de tu pantalla. (Este menú es accesible desde todas las pantallas).

A continuación:

  • Añade la fecha del gasto
  • Indica el número de kilómetros recorridos
  • Añade categoría
  • Completa los campos personalizados que pida tu empresa
  • Haz click en Guardar cambios

Listo. El sistema calculará el precio final en base a tu tasa de kilometraje.

Cómo añadir gastos de dietas a través de la app

Las dietas (gastos con valor predefinido por tu empresa) se introducen de forma manual, solo tendrás que señalar la categoría correspondiente. Si no completas el campo del proveedor Captio lo completará automáticamente con el mismo nombre de la Dieta.

Aunque no es necesario, puedes adjuntar un justificante a este gasto. Para ello:

  • Haz click en el botón de arriba a la derecha con forma de clip
  • Pulsa sobre el cuadrado con el más
  • Selecciona si quieres subir una foto desde tu galería o abrir la cámara para capturarlo.
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