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Sube gastos digitales vía email

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Esta funcionalidad te permite subir gastos digitales a tu entorno de Captio mediante el envío de estos por correo electrónico. Estos gastos llegan a través de canales digitales (email, app, etc.) por parte de los distintos proveedores. 

Con esta funcionalidad los gastos digitales pueden ser incorporados como un gasto más y de este modo ser gestionados e integrados en la política de gastos de la empresa. 

 

¿Qué tipo de gastos puedo enviar por email? 

Solo aquellos gastos que recibas en formato digital por parte de los distintos proveedores, ya sea vía email o por descarga mediante app u otro canal digital.

 

¿Qué es un gasto digital?

Los gastos digitales son aquellos gastos recibidos en formato digital por parte de los distintos proveedores. Estos ya son válidos para la agencia tributaria, ya que la homologación es respecto al proceso de digitalización del papel.  

  

¿Cómo funciona?

Es tan fácil como enviar el email, desde tu email de usuario de Captio, con el gasto que desees subir a tu entorno Captio a esta dirección:

gastos@captio.com

 

¿Quieres usar otro email que no sea el de tu cuenta de Captio?

Para poder hacer uso de esta funcionalidad con otros emails deberás dar de alta los mismos desde los cuales desees mandar los gastos digitales. Para ello debes acceder a la aplicación web de Captio y clicar en el apartado Configuración - Preferencias. 

Desde aquí debes dirigirte a la sección Facturas digitales vía email.  En esta sección puedes añadir tus direcciones de correo desde las cuales reenvíes facturas digitales a gastos@captio.com o expenses@captio.com y el sistema pueda reconocer a qué cuenta van asociados. Puedes añadir tantas direcciones como desees, de esta forma podrás reenviar a Captio las facturas digitales que recibas en otros correos diferentes al de tu cuenta de Captio.

 

¿Qué pasa con los gastos que he enviado por email?

Una vez enviado el email los gastos se subirán a tu entorno de Captio en el apartado Capturas y a partir de aquí ya podrás tratarlo como un gasto común, editar los datos, añadirlo a un informe, etc.

 

¿Qué pasa si el email con el que mando un gasto ya está vinculado a otra cuenta de Captio?

 Una vez hayas notificado que emails quieres vincular con tu cuenta para esta funcionalidad, recibirás un email en cada uno de ellos notificando la vinculación de los mismos. 

En el caso que alguno de los emails ya estuviera asociado con otra cuenta de Captio te llegará un email informando de este hecho y podrás decidir si lo vinculas a la nueva cuenta o no. Un email solo puede asociarse a un única cuenta de Captio.

 

¿Qué pasa si no tengo el email configurado en mi cuenta de Captio?

En el caso que mandaras un gasto a gastos@captio.com desde una cuenta de email no vinculada a ningún usuario de Captio, se notificará sobre la necesidad de dar de alta ese email en la cuenta de Captio que desees. Dicho gasto no será procesado por lo que se deberá volver a mandar una vez realizada la configuración.

 

 ¿Hay otra forma de subir una gasto de esta tipología? 

Sí, también puedes subir esta tipología de gastos ya digitales  descargando el pdf del gasto y cargarlo mediante la aplicación móvil o la web, tal como se explica en este artículo de Subir gastos digitales en pdf.

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