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[Web] Différents états des notes de frais de Captio

Une note de frais peut être dans différents états, en fonction de l'étape à laquelle il se trouve dans son processus de création et d'approbation. Ici, vous pouvez voir une petite explication de chacun de ces états :

  • État Brouillon / Draft: État initial de la note de frais. Dans cet état, vous pouvez ajouter, retirer et modifier les tickets de la note de frais. La note de frais peut demeurer indéfiniment dans cet état de brouillon ; les données ne seront pas perdues et vous pouvez modifier les tickets quand vous le souhaitez.

Draft.jpg

  • État En attente d'approbation / Approval requested: Une fois que l'utilisateur a demandé l'approbation de la note de frais, Captio l'enverra à son responsable et l'utilisateur ne pourra plus la modifier. Si il n'y a pas de workflow configuré dans l'environnement corporatif, la note de frais sera envoyée au compte administrateur et l'état de cette note sera En attente d'approbation / Approval requested. 

Approval_requested.jpg

 

Si il y a des workflows configurés dans l'environnement, l'état correspondra au nom de l'étape à laquelle se trouve actuellement la note de frais, comme par exemple Étape 1 / Stage 1.

  • État Rejetée / Rejected. Si le contrôleur le considère opportun, il peut refuser votre note de frais pour différentes raisons. En conséquence, la note retournera dans votre boîte de notes de frais à traiter à l'état Rejetée / Rejected. Vous recevrez un courriel indiquant le changement d'état de la note de frais et les commentaires envoyés par votre contrôleur au moment du refus. Lorsqu'une note de frais est dans cet état, vous pouvez la modifier de la même manière que lorsqu'il se trouvait à l'état de Projet de note de frais. Vous pouvez même éliminer la note pour faire en sorte que les tickets retournent dans l'onglet de Tickets à traiter. Une fois la note corrigée, vous pouvez demander à nouveau son approbation à votre contrôleur.

Rejected.jpg

  • État Approuvée / Approved. Si votre contrôleur considère que la note de frais est correct, il approuvera le remboursement de vos dépenses. Cela entraînera le transfert de la note, de l'onglet En attente d'approbation / Approval requested à l'onglet Approuvées / Approved. Ces notes de frais ne pourront plus être modifiées, puisque c'est à partir de ce moment-là que le département comptable de votre entreprise traitera les données dans le système comptable et que toute modification des informations pourra entraîner des écarts.

Approve.jpg

 

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