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1. Configuration de l'environnement de travail

Notre outil est très puissant et entièrement personnalisable. Dans cette section, nous vous aiderons à comprendre à quoi sert chaque fonctionnalité et à les configurer pour en tirer le meilleur parti.

Contenus de la section :

Premiers pas

Avant de commencer : nous vous souhaitons la bienvenue! Vous êtes sur le point d'apprendre à configurer votre environnement dans le but de gérer vos frais de voyage de la manière la plus efficiente.

 

Pour accéder à votre panneau d’administration, entrez sur login.captio.net et utilisez le nom d’utilisateur et le mot de passe que notre département de Customer Success vous a envoyés. Si vous ne les trouvez pas ou vous les avez oubliés, écrivez-nous à support@captio.com et nous vous aiderons.

Données personnelles

Quand vous entrez sur votre compte d’administrateur, vous serez directement conduit à l’onglet de notes de frais car, croyez-nous, c’est celui que vous utiliserez le plus.

Quand vous y entrez pour la première fois, cliquez sur l’onglet « Configuration » que vous verrez sur le menu principal horizontal. Vous pouvez y accéder aussi en utilisant le menu déroulant qui se trouve dans le coin supérieur à droite.

 Conf_Datos_Personales.jpg

(1) La première section que vous pouvez configurer est celle des "Données personnelles". Pour commencer, vous pouvez modifier :

  • Courrier électronique : le compte associé au login ne peut pas être changé, mais vous pouvez en rajouter un autre où vous recevrez les avis et les communications de Captio.
  • Mot de passe : vous pouvez changer le mot de passe pour un autre qui soit plus facile à retenir, tout en suivant les conseils en matière de sécurité.

 

(2) Dans la sous-section de "personnaliser compte", vous pouvez :

  • Ajouter le nom ou la raison sociale de votre entreprise
  • Choisir votre langue de préférence pour voir et utiliser Captio
  • Choisir votre fuseau horaire (pour que les rapports suivent ce format)
  • Configurer votre culture : ceci détermine la manière dont sont présentées certaines données. Par exemple, dans la culture anglo-saxonne, les décimales sont écrites avec des points au lieu de virgules et le format des dates est mois / jour / année

 

Préférences

L’une des caractéristiques principales de Captio est sa grande capacité d’adaptation aux besoins des différents types d’entreprises. Dans la section "préférences", vous pouvez personnaliser les champs suivants :

1. Devise

Pour votre information, nous affichons ici la devise que vous avez choisie et qui sera utilisée par défaut dans vos rapports. Les frais en devise étrangère seront convertis dans celle-ci afin d'être comptabilisés.

2. Kilométrage :

Ici vous pouvez ajouter le pourcentage par frais kilométrique que vous utilisez dans votre entreprise. Ainsi, lorsqu’un frais kilométrique est reporté manuellement, Captio calculera automatiquement le montant final de la dépense.

 Preferences_Currency_and_Mileage_without_group_and_trayectos_.jpg

Important : Ce pourcentage est appliqué aux utilisateurs que vous créerez à partir de maintenant. Si vous changez le pourcentage et que vous voulez appliquer ce changement dans vos utilisateurs, vous devrez le faire manuellement sur les fiches correspondantes.

N’oubliez pas d’indiquer :

  • Le mode de paiement par défaut
  • Les catégories par défaut (nous vous conseillons de laisser cochée la case « kilométrage »).
  • Éviter que ce frais puisse être appliqué à une autre catégorie (nous vous conseillons de cocher cette case).

Une alternative pour gérer cette question consiste à créer des groupes de kilométrage.

2.1. Fonctionnalités avancées : Trajets habituels

Il est assez habituel que les personnes qui voyagent fassent souvent le même trajet. Nous avons créé une fonction qui vous permet d'ajouter ces trajets habituels pour faciliter l’imputation des frais de kilométrage.

Pour ajouter un nouveau trajet :

  • Cliquez sur « Créer trajet », donnez-lui un nom (par exemple : bureau - aéroport)
  • Ajoutez la distance entre ces deux points.

Quand vous aurez besoin, vous pouvez modifier le nom et la distance ; il suffit de cliquer sur les champs, faire les modifications et appuyer sur la touche d’ENTRÉE pour enregistrer les modifications.

Preferences_Currency_and_Mileage_.jpg

 Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle? Consultez notre équipe

 

2.2. Fonctionnalités avancées : Groupes de kilométrage

Il est possible que dans votre entreprise il existe des pourcentages par frais kilométriques différents selon les personnes (en fonction de la catégorie professionnelle, par exemple). Éditez les préférences générales de votre pourcentage par frais kilométrique et créez autant de groupes qu’il soit nécessaire.

Preferences_Currency_and_Mileage_.jpg
 
 

Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle? Consultez notre équipe 

 

3. Options ticket

3.1. Édition de ticket

Dans cette section, vous pouvez décider si les utilisateurs peuvent ou pas modifier les tickets ayant une image associée. Ceci veut dire que les champs reconnus automatiquement par Captio ne pourront pas être modifiés.

3.2. Champs prédéfinis

Cette option vous permet d’activer ou de masquer des champs pour vos utilisateurs ou de les configurer comme champs obligatoires. Lorsque un champ est marqué comme obligatoire, le système ne permettra pas d’enregistrer le ticket jusqu’à ce qu’il soit rempli.

Preferences_Receipt_Options.jpg

 

 

4. Fonctionnalité avancée : Avances

Il est possible que certaines personnes aient besoin de disposer d’argent liquide à l’avance pour faire face aux frais de voyage. Dans ces cas, vous pouvez utiliser la fonctionnalité avancée des Avances.

Vous pouvez décider quelles sont les personnes qui peuvent demander des avances et les ajouter sur un workflow ou un flux d’approbation.

Mais avant cela, voyons quels sont les paramètres que vous pouvez configurer sur les demandes d’avances :

Conf_Advance.jpg

 

  • Jours de liquidation : établit le nombre de jours après lequel nous communiquerons que l’avance n’a pas été liquidée.
  • E-mail d'avis de liquidation : ajoutez le courrier électronique de la personne à informer du fait que l’avance n’a pas été liquidée.
  • Montant minimum de contrôle : Si vous choisissez une valeur pour ce champ, toutes les demandes d’avances étant égales ou inférieures seront validées automatiquement, ce qui permet d’éviter les phases de workflow intermédiaires.
  • Nombre de copies du justificatif : Vous pouvez indiquer le nombre de copies du justificatif de liquidation que vous souhaitez imprimer.
  • Devise de base : C’est-à-dire, la devise de l’avance.
  • Table de conversion : Vous pouvez fixer manuellement les valeurs d’échange de devise appliquées aux avances, ou bien cocher la case suivante.
  • Mise à jour automatique : les valeurs des devises seront mises à jour automatiquement depuis l’information de la Banque centrale européenne et avec la périodicité voulue.

Une fois les avances configurées, vous devrez ajouter les utilisateurs pertinents par le biais des flux d’approbation.

 

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5. Fonctionnalité avancée : Contrôl de caisse

 

Lorsque les avances sont activées, il est conseillé de créer un compte de contrôle de caisse étant responsable de comptabiliser les liquidations et les remboursements des avances en effectif. À toutes fins pratiques, il doit s’agir d’un utilisateur administratif qui ne reporte pas de dépenses et n’ayant pas de permis au niveau de la configuration. Son objectif est d’enregistrer tout le processus sur Captio afin de mener à bien une comptabilité appropriée.

Preferences_Cash_control.jpg 

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Catégories

Créer une nouvelle catégorie

Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton « Ajouter » pour lancer l’assistant (1).

Conf_categor_as.jpg

Ici, vous devez remplir les données suivantes :

  • Nom de la catégorie : utilisez un nom descriptif qui aide les utilisateurs à catégoriser correctement leurs dépenses.
  • Sous-catégorie : si vous souhaitez que votre nouvelle catégorie fasse partie d’une autre, sachez que lorsque vous regroupez plusieurs catégories à l’intérieur d’une autre, la dernière n’aura pas de caractéristiques associées.
  • Compte comptable : vous pouvez ajouter le compte sur lequel vous voulez imputer la dépense, ce qui vous aidera dans les tâches de comptabilisation.
  • Code interne : tout comme pour l’option antérieure, ajoutez ici l’information du code interne que vous souhaitez utiliser pour cette catégorie.
  • Autolimitée : Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un montant maximum à rembourser pour cette catégorie. Au moment de le faire, vous pouvez aussi indiquer le montant correspondant dans le champ « Montant maximum ».  Avec cette option, même si l’utilisateur peut télécharger des dépenses pour un montant plus haut, le remboursement ne dépassera pas le montant maximum.
  • Active : Les catégories sont activées par défaut, mais vous avez la possibilité de les désactiver si à un moment donné vous ne les utilisez plus mais vous préférez de ne pas les éliminer.
  • Catégorie exclusive pour kilométrage : si vous marquez cette case, la catégorie ne sera visible que lorsque l’on ajoute des frais de kilométrage.

add_new_category.jpg

Une fois complétée toute l’information, cliquez sur « enregistrer ».

Une fois créée la catégorie, elle est affichée au panneau principal. Ce panneau présente, en un coup d’œil, toute l’information importante : nom, montant maximum en cas d’autolimitation, code interne et code comptable.

Si vous voulez ÉDITER LA CATÉGORIE (2):

Cliquez sur l’icône en forme de crayon qui se trouve dans la colonne d’actions pour lancer l’assistant et faites les modifications pertinentes.

Conf_categor_as.jpg

Pour ÉLIMINER LA CATÉGORIE (3):

Cliquez sur l’icône « poubelle » qui se trouve dans la colonne d’actions. Un message de confirmation sera affiché, cliquez sur « Accepter » pour éliminer la catégorie et ses sous-catégories associées.

  

Fonctionnalités avancées : Indemnités journalières

Les indemnités journalières sont une catégorie mais avec un montant par jour prédéfini et pour lesquelles, selon la configuration adaptée à la politique de dépenses de votre entreprise, il est possible qu’il ne soit pas nécessaire d'apporter des justificatifs.

Conf_dietas.jpg

Au moment de rajouter des indemnités journalières, vous devrez indiquer les informations suivantes:

  • Nom : comment voulez-vous appeler cette indemnité ? Par exemple : petit-déjeuner
  • Montant : Fixez un montant pour cette indemnité.
  • Devise. Quelle est la devise de cette indemnité ?
  • Compte comptable : s’il y a lieu, vous pouvez indiquer sur quel compte vous voulez imputer les dépenses de cette catégorie.
  • Code : ajoutez, si pertinent, le code interne que vous souhaitez utiliser pour cette catégorie.
  • Actif : Pour pouvez activer ou désactiver les indemnités journalières, ceci implique qu’elles seront visibles ou pas sur la app pour les personnes qui reportent des dépenses.

 

Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle? Consultez notre équipe 

 

 

Modes de paiement

 

Outre le fait d’être catégorisée, chaque dépense peut être associée à un mode de paiement. Vous pouvez définir les options de paiement étant permises dans les frais de déplacements professionnels de votre entreprise et spécifier s’ils sont remboursables ou pas pour la personne qui reporte le frais (ceci est essentiel pour le regroupement des dépenses dans les notes de frais et pour leur utilisation dans des fonctionnalités avancées telles que la conciliation ou les avances).

Pour ajouter des modes de paiement personnalisés, il suffit de leur donner un nom (1), cocher ou pas l’option "remboursable" puis cliquer sur ajouter.

Si vous souhaitez modifier le nom de vos modes de paiement, cliquez simplement sur le nom du du mode de paiement déjà créé (2), effectuez les modifications et appuyez sur Entrée.

Vous pouvez également supprimer le mode de paiement créé en cliquant sur "Supprimer" (3).

config_formapago.jpg

 

Champs personnalisés

 

Par défaut, notre app affiche automatiquement les champs de montant, fournisseur et date des dépenses photographiées. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à l’utilisateur des informations supplémentaires sur chaque frais en utilisant les champs personnalisés. Si votre compte est de type medium ou large, vous pouvez en plus utiliser ces mêmes champs personnalisés sur la note de frais.

Types de champs personnalisés

  • Champ personnalisé de texte

Le champ personnalisé de texte permet de poser des questions concrètes de manière directe à la personne qui reporte le frais. Par exemple : vous pouvez demander des détails d’un frais étant imputé à la catégorie "autres dépenses".

  • Champ personnalisé de date

Même si ce n’est pas habituel de l’utiliser au niveau des dépenses, il est possible qu’il vous intéresse d’activer un champ personnalisé de date au niveau de la note de frais. Par exemple : date de début du congrès.

  • Champ personnalisé de nombres entiers

La réponse à ce champ personnalisé est numérique ; par exemple : vous pouvez demander à la personne qui reporte la dépense ou la note de frais d’indiquer le numéro du projet interne correspondant.

  • Champ personnalisé de chiffres avec décimales

Il est possible que vous souhaitiez recevoir une réponse numérique exacte, comme par exemple : ajouter les kilomètres et les décimales qu’affiche le compteur kilométrique de la voiture au moment de reporter les dépenses de ravitaillement en carburant ; pour ce faire, vous pouvez demander d’ajouter des chiffres avec décimales.

  • Champ personnalisé de liste de valeurs

Ce champ permet d’afficher une liste prédéfinie de possibles réponses pour l’utilisateur rapporteur de frais. Par exemple, s’il fait une visite commerciale, vous pouvez afficher une liste de vos clients pour qu’il choisisse le client pertinent.

  • Champ personnalisé de liste d’enregistrements

Imaginez qu’un utilisateur reporte un frais où il invite manger quatre personnes et que vous souhaitez connaître des informations données sur chacune de ces personnes (par exemple : de quelle entreprise vient-elle, quel est son nom, quel est son poste). Pour introduire ces dépenses, vous pouvez utiliser un champ personnalisé de liste d’enregistrements, où chaque élément s’ouvrira pour pouvoir répondre avec des champs de texte différents.

  • Champ personnalisé de type Oui/Non

Ce champ personnalisé est très utile lorsque votre question est fermée et qu’il vous suffit de savoir si oui/non. Par exemple : Cette est dépense est-elle déductible ?

  • Champ personnalisé d’Axe analytique (Fonctionnalité avancée)

Il s’agit d’un champ spécial de valeurs récupérées d’un système externe défini par votre entreprise. Ceci affiche certaines options qui ne sont pas sur notre base de données mais sur la vôtre ; ceci s’applique aux clients ayant des intégrations via API.

  • Champ personnalisé combiné

Le champ combiné permet de regrouper plusieurs champs personnalisés de tout type pour refléter un seul concept. Par ailleurs, les champs combinés peuvent être regroupés en listes dynamiques.

 

Comment ajouter des champs personnalisés ?

config_campospersonalizados.jpg

Pour ajouter plus de champs dans vos dépenses, cliquez sur "Nouveau champ", remplissez l’information sur le champ (Nom, quel type de donnée allez-vous saisir, si cela s’applique aux dépenses ou aux notes de frais, sur quelle catégorie voulez-vous ajouter ce frais, et pour conclure, une petite description), cliquez sur "Enregistrer" et voilà !

 

Workflows ou Flux d’approbation

 

Un workflow ou un flux d’approbation est le mécanisme utilisé pour créer les différentes étapes que doit parcourir une note de frais pour être approuvée. Chaque étape comprendra une personne ayant le rôle de contrôleur et qui sera chargée de donner le feu vert pour passer à l’étape suivante.

Par exemple : une personne de votre équipe commerciale envoie une note de frais, celle-ci doit être approuvée par son chef de zone, puis la directrice commerciale, puis finalement par le personnel d’administration. Dans ce cas, le flux d’approbation comprend 3 étapes et engagera 3 contrôleurs avant de parvenir à l’approbation finale.

Pour votre sécurité, toutes les étapes que traverse la note de frais sont enregistrées, afin d’assurer la traçabilité du processus.

Types de workflows

  • Notes de frais : workflows pour le flux d’approbation des notes de frais.
  • Avances : workflows pour le flux d’approbation des avances.
  • Voyages : workflows pour le flux d’approbation des déplacements professionnels.

REMARQUE : Les types de workflow disponibles peuvent varier en fonction de la configuration de votre environnement.

 

Config_workflow.jpg

Avant de commencer : sachez que vous devez avoir créé les utilisateurs de votre environnement afin de pouvoir les assigner en tant que contrôleurs. Nous vous expliquons comment créer des utilisateurs dans cet article.

  • Pour créer un workflow, rendez-vous à la section Workflow dans la rubrique Configuration et cliquez sur "+ Nouveau" (1).
  • Ensuite, écrivez un nom pour le workflow dans le champ Nom, puis sélectionnez le type de workflow dans le champ Type (2).
  • Click sur le bouton "+Ajouter" pour ajouter une étape au workflow créé (3).
  • Tu pourras remplir les données de cette étape (4):
    • Nom de l’étape. Ce texte comprend des informations pour aider les usagers à identifier à quelle étape du processus d'approbation se trouve leur note de frais.
    • Utilisateur : commencez à écrire le nom ou le courrier électronique de l’utilisateur ayant le rôle de contrôleur dans cette étape, puis choisissez-le sur la liste.
    • Rejet : c'est l'action qui aura lieu dans le cas où la Note de frais / le Déplacement professionnel / l'Avance soit rejeté(e). C’est-à-dire, ici il faut indiquer à quelle étape la note de frais doit retourner en cas de rejet. Elle peut retourner à l’étape antérieure ou bien à l’utilisateur reporteur pour sa modification ou élimination.
    • Permissions : indique les permissions sur la note de frais dont le contrôleur disposera à cette étape.
    • Alertes : définit les alertes qui seront gérées à cette étape.

Important: Si vous créez un workflow sans étapes, ce sera un workflow avec auto-approbation. Autrement dit, lorsqu’un utilisateur demande l'approbation de sa note de frais, au lieu d’être envoyée vers un contrôleur, celle-ci s'auto-approuvera.

 

Les opérations permises pour chaque étape sont les suivantes (5):

  • Alertes : Dans la rubrique Alertes, il faut indiquer quelles sont les alertes que verra la personne chargée de contrôler l’étape.
  • Supprimer : Le contrôleur peut retirer des tickets de la note de frais. Les tickets ne sont pas éliminés, mais ils sont retirés de cette note et figurent à nouveau sur la liste de tickets à traiter de l'utilisateur.
  • Modifier ticket : Le contrôleur peut modifier des tickets de la note de frais. Il pourra même modifier les données détectées par Captio (montant, fournisseur et date)
  • Email : Le contrôleur recevra un courrier électronique l’avertissant qu’il a une note de frais à examiner.
  • Sauter l’étape : Si aucune alerte définie dans la rubrique Alertes de cette étape est générée, la note de frais passera à l’étape suivante.

Config_wf_permissions.jpg

Une fois les étapes créées, vous devrez ajouter les utilisateurs qui seront concernés par ce workflow. Pour ce faire, vous devrez vous rendre à la section Utilisateurs et sélectionner l'option Gestion des utilisateurs (6).

La fenêtre Assignation des utilisateurs s’ouvrira. Dans cette fenêtre, vous sélectionnerez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au workflow. Une fois les utilisateurs pour le workflow sélectionnés, fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton situé dans le coin supérieur droit.

config_workflow_asignaci_n_usuarios.jpg

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de configurer votre flux de travail (7).

 

Notes de frais (PDF)

Dans cette section, vous pouvez configurer le format des notes de frais qui seront téléchargées en PDF. Vous pouvez configurer le type de modèle, le logotype et le contenu afin qu’ils correspondent à vos besoins.

Config_InformePDF.jpg

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