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1. Configuration de l'environnement de travail

Notre outil est très puissant et entièrement personnalisable. Dans cette section, nous vous aiderons à comprendre à quoi sert chaque fonctionnalité et à les configurer pour en tirer le meilleur parti.

Contenus de la section :

Premiers pas

Avant de commencer : nous vous souhaitons la bienvenue! Vous êtes sur le point d'apprendre à configurer votre environnement dans le but de gérer vos frais de voyage de la manière la plus efficiente.

 

Pour accéder à votre panneau d’administration, entrez sur login.captio.net et utilisez le nom d’utilisateur et le mot de passe que notre département de Customer Success vous a envoyés. Si vous ne les trouvez pas ou vous les avez oubliés, écrivez-nous à support@captio.com et nous vous aiderons.

Configuration : Données personnelles

Quand vous entrez sur votre compte d’administrateur, vous serez directement conduit à l’onglet de notes de frais car, croyez-nous, c’est celui que vous utiliserez le plus.

Quand vous y entrez pour la première fois, cliquez sur l’onglet « Configuration » que vous verrez sur le menu principal horizontal. Vous pouvez y accéder aussi en utilisant le menu déroulant qui se trouve dans le coin supérieur à droite.

 

La première section que vous pouvez configurer est celle des "Données personnelles". Pour commencer, vous pouvez modifier :

  • Courrier électronique : le compte associé au login ne peut pas être changé, mais vous pouvez en rajouter un autre où vous recevrez les avis et les communications de Captio.
  • Mot de passe : vous pouvez changer le mot de passe pour un autre qui soit plus facile à retenir, tout en suivant les conseils en matière de sécurité.

 

Dans la sous-section de "personnaliser compte", vous pouvez :

  • Ajouter le nom ou la raison sociale de votre entreprise
  • Choisir votre langue de préférence pour voir et utiliser Captio
  • Choisir votre fuseau horaire (pour que les rapports suivent ce format)
  • Configurer votre culture : ceci détermine la manière dont sont présentées certaines données. Par exemple, dans la culture anglo-saxonne, les décimales sont écrites avec des points au lieu de virgules et le format des dates est mois / jour / année

Configuration des préférences

L’une des caractéristiques principales de Captio est sa grande capacité d’adaptation aux besoins des différents types d’entreprises. Dans la section "préférences", vous pouvez personnaliser les champs suivants :

Devise

Pour votre information, nous affichons ici la devise que vous avez choisie et qui sera utilisée par défaut dans vos rapports. Les frais en devise étrangère seront convertis dans celle-ci afin d'être comptabilisés.

Kilométrage :

Ici vous pouvez ajouter le pourcentage par frais kilométrique que vous utilisez dans votre entreprise. Ainsi, lorsqu’un frais kilométrique est reporté manuellement, Captio calculera automatiquement le montant final de la dépense.

 

Important : Ce pourcentage est appliqué aux utilisateurs que vous créerez à partir de maintenant. Si vous changez le pourcentage et que vous voulez appliquer ce changement dans vos utilisateurs, vous devrez le faire manuellement sur les fiches correspondantes.

N’oubliez pas d’indiquer :

  • Le mode de paiement par défaut
  • Les catégories par défaut (nous vous conseillons de laisser cochée la case « kilométrage »).
  • Éviter que ce frais puisse être appliqué à une autre catégorie (nous vous conseillons de cocher cette case).

Une alternative pour gérer cette question consiste à créer des groupes de kilométrage.

Fonctionnalités avancées : Groupes de kilométrage

Il est possible que dans votre entreprise il existe des pourcentages par frais kilométriques différents selon les personnes (en fonction de la catégorie professionnelle, par exemple). Éditez les préférences générales de votre pourcentage par frais kilométrique et créez autant de groupes qu’il soit nécessaire.

Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle ? Consultez notre équipe

 

Fonctionnalités avancées : Trajets habituels

Il est assez habituel que les personnes qui voyagent fassent souvent le même trajet. Nous avons créé une fonction qui vous permet d'ajouter ces trajets habituels pour faciliter l’imputation des frais de kilométrage.

 

Pour ajouter un nouveau trajet :

  • Cliquez sur « Créer trajet », donnez-lui un nom (par exemple : bureau - aéroport)
  • Ajoutez la distance entre ces deux points.

Quand vous aurez besoin, vous pouvez modifier le nom et la distance ; il suffit de cliquer sur les champs, faire les modifications et appuyer sur la touche d’ENTRÉE pour enregistrer les modifications.

 

Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle ? Consultez notre équipe

 

Options ticket

Édition de ticket

Dans cette section, vous pouvez décider si les utilisateurs peuvent ou pas modifier les tickets ayant une image associée. Ceci veut dire que les champs reconnus automatiquement par Captio ne pourront pas être modifiés.

Champs de base

Cette option vous permet d’activer ou de masquer des champs pour vos utilisateurs ou de les configurer comme champs obligatoires. Lorsque un champ est marqué comme obligatoire, le système ne permettra pas d’enregistrer le ticket jusqu’à ce qu’il soit rempli.

Fonctionnalité avancée : Avances

Il est possible que certaines personnes aient besoin de disposer d’argent liquide à l’avance pour faire face aux frais de voyage. Dans ces cas, vous pouvez utiliser la fonctionnalité avancée des Avances.

Vous pouvez décider quelles sont les personnes qui peuvent demander des avances et les ajouter sur un workflow ou un flux d’approbation.

Mais avant cela, voyons quels sont les paramètres que vous pouvez configurer sur les demandes d’avances :

  • Jours de liquidation : établit le nombre de jours après lequel nous communiquerons que l’avance n’a pas été liquidée.
  • E-mail d'avis de liquidation : ajoutez le courrier électronique de la personne à informer du fait que l’avance n’a pas été liquidée.
  • Montant minimum de contrôle : Si vous choisissez une valeur pour ce champ, toutes les demandes d’avances étant égales ou inférieures seront validées automatiquement, ce qui permet d’éviter les phases de workflow intermédiaires.
  • Nombre de copies du justificatif : Vous pouvez indiquer le nombre de copies du justificatif de liquidation que vous souhaitez imprimer.
  • Devise de base : C’est-à-dire, la devise de l’avance.
  • Table de conversion : Vous pouvez fixer manuellement les valeurs d’échange de devise appliquées aux avances, ou bien cocher la case suivante.
  • Mise à jour automatique : les valeurs des devises seront mises à jour automatiquement depuis l’information de la Banque centrale européenne et avec la périodicité voulue.

Une fois les avances configurées, vous devrez ajouter les utilisateurs pertinents par le biais des flux d’approbation.

 

Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle ? Consultez notre équipe


Fonctionnalité avancée : contrôle de caisse

Lorsque les avances sont activées, il est conseillé de créer un compte de contrôle de caisse étant responsable de comptabiliser les liquidations et les remboursements des avances en effectif. À toutes fins pratiques, il doit s’agir d’un utilisateur administratif qui ne reporte pas de dépenses et n’ayant pas de permis au niveau de la configuration. Son objectif est d’enregistrer tout le processus sur Captio afin de mener à bien une comptabilité appropriée.

 

Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle ? Consultez notre équipe

 

Catégories

Que sont les catégories ?

Ce n’est pas pareil de dépenser 100 € pour un logement que de le faire pour un taxi. Ainsi, pour mener une comptabilité correcte et un bon contrôle de la politique de dépenses, tous les tickets reportés au sein de votre entreprise doivent appartenir à une catégorie.

Comment configurer les catégories ?

Certaines catégories sont créées par défaut ; vous pouvez les modifier en situant la sourie sur elles, puis cliquant sur l’icône en forme de crayon qui apparaîtra. N.B. : une fois les changements réalisés, appuyez sur la touche d’entrée pour enregistrer les modifications.

 

Information personnalisable des catégories :

  • Nom : Vous pouvez changer le nom des catégories prédéterminées par d’autres qui s’adaptent mieux à votre jargon maison.
  • Compte comptable : s’il y a lieu, vous pouvez indiquer sur quel compte vous voulez imputer les dépenses de cette catégorie.
  • TVA : Indiquez le taux de TVA correspondant à cette catégorie. Ceci sera utilisé pour faire les calculs correspondants que l’on verra par la suite dans la section de gestion de recouvrement de la TVA.
  • Code : ajoutez, si pertinent, le code interne de votre ERP que vous souhaitez utiliser pour cette catégorie.
  • Autolimitée : Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un montant maximum imputable à votre catégorie.
  • Montant maximal : Indiquez ici le montant maximum acceptable pour cette catégorie.
  • Actif : Vous pouvez activer ou désactiver les catégories, ceci implique qu’elles seront visibles ou pas sur l’application pour les personnes qui reportent des dépenses.

Ajouter une nouvelle catégorie :

Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin, vous pouvez ajouter de nouvelles catégories en remplissant les données suivantes :

  • Nom
  • Sous-catégorie de : si vous souhaitez que votre nouvelle catégorie fasse partie d’une autre, sélectionnez celle-ci ici. Sachez que l’on y appliquera les paramètres d’autolimitation que vous aurez choisis pour la catégorie principale.
  • Compte comptable
  • Code interne
  • TVA
  • Puis, cliquez sur « Ajouter » et voilà !

Fonctionnalités avancées : Que sont les assignations d’indemnités journalières et comment les configurer ?

Les indemnités journalières sont une catégorie mais avec un montant par jour prédéfini et pour lesquelles, selon la configuration adaptée à la politique de dépenses de votre entreprise, il est possible qu’il ne soit pas nécessaire d'apporter des justificatifs.

Au moment de rajouter des indemnités journalières, vous devrez indiquer les informations suivantes:

  • Nom : comment voulez-vous appeler cette indemnité ? Par exemple : petit-déjeuner
  • Montant : Fixez un montant pour cette indemnité.
  • Devise. Quelle est la devise de cette indemnité ?
  • Compte comptable : s’il y a lieu, vous pouvez indiquer sur quel compte vous voulez imputer les dépenses de cette catégorie.
  • Code : ajoutez, si pertinent, le code interne que vous souhaitez utiliser pour cette catégorie.
  • Actif : Pour pouvez activer ou désactiver les indemnités journalières, ceci implique qu’elles seront visibles ou pas sur la app pour les personnes qui reportent des dépenses.

 

Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle ? Consultez notre équipe

 

Modes de paiement

Que sont les modes de paiement ?

Outre le fait d’être catégorisée, chaque dépense peut être associée à un mode de paiement. Vous pouvez définir les options de paiement étant permises dans les frais de déplacements professionnels de votre entreprise et spécifier s’ils sont remboursables ou pas pour la personne qui reporte le frais (ceci est essentiel pour le regroupement des dépenses dans les notes de frais et pour leur utilisation dans des fonctionnalités avancées telles que la conciliation ou les avances)

Si vous souhaitez modifier le nom de vos modes de paiement, il suffit de cliquer sur le crayon qui apparaît, faire les modifications pertinentes, puis appuyer sur la touche d’entrée.

Comment ajouter des modes de paiement ?

Pour ajouter des modes de paiement personnalisés, il suffit de leur donner un nom, cocher ou pas l’option "remboursable" puis cliquer sur ajouter.

Champs personnalisés

Que sont les champs personnalisés et combien de types existe-t-il ?

Par défaut, notre app affiche automatiquement les champs de montant, fournisseur et date des dépenses photographiées. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à l’utilisateur des informations supplémentaires sur chaque frais en utilisant les champs personnalisés. Si votre compte est de type medium ou large, vous pouvez en plus utiliser ces mêmes champs personnalisés sur la note de frais.

Types de champs personnalisés.

Champ personnalisé de texte:

Le champ personnalisé de texte permet de poser des questions concrètes de manière directe à la personne qui reporte le frais. Par exemple : vous pouvez demander des détails d’un frais étant imputé à la catégorie "autres dépenses".

Champ personnalisé de date:

Même si ce n’est pas habituel de l’utiliser au niveau des dépenses, il est possible qu’il vous intéresse d’activer un champ personnalisé de date au niveau de la note de frais. Par exemple : date de début du congrès.

Champ personnalisé de nombres entiers:

La réponse à ce champ personnalisé est numérique ; par exemple : vous pouvez demander à la personne qui reporte la dépense ou la note de frais d’indiquer le numéro du projet interne correspondant.

Champ personnalisé de chiffres avec décimales:

Il est possible que vous souhaitiez recevoir une réponse numérique exacte, comme par exemple : ajouter les kilomètres et les décimales qu’affiche le compteur kilométrique de la voiture au moment de reporter les dépenses de ravitaillement en carburant ; pour ce faire, vous pouvez demander d’ajouter des chiffres avec décimales.

Champ personnalisé de liste de valeurs:

Ce champ permet d’afficher une liste prédéfinie de possibles réponses pour l’utilisateur rapporteur de frais. Par exemple, s’il fait une visite commerciale, vous pouvez afficher une liste de vos clients pour qu’il choisisse le client pertinent.

Champ personnalisé de liste d’enregistrements:

Imaginez qu’un utilisateur reporte un frais où il invite manger quatre personnes et que vous souhaitez connaître des informations données sur chacune de ces personnes (par exemple : de quelle entreprise vient-elle, quel est son nom, quel est son poste). Pour introduire ces dépenses, vous pouvez utiliser un champ personnalisé de liste d’enregistrements, où chaque élément s’ouvrira pour pouvoir répondre avec des champs de texte différents.

Champ personnalisé de type Oui/Non:

Ce champ personnalisé est très utile lorsque votre question est fermée et qu’il vous suffit de savoir si oui/non. Par exemple : Cette est dépense est-elle déductible ?

Champ personnalisé d’Axe analytique (Fonctionnalité avancée):

Il s’agit d’un champ spécial de valeurs récupérées d’un système externe défini par votre entreprise. Ceci affiche certaines options qui ne sont pas sur notre base de données mais sur la vôtre ; ceci s’applique aux clients ayant des intégrations via API.

Comment ajouter des champs personnalisés ?

Pour ajouter plus de champs dans vos dépenses, il suffit de faire ce qui suit :

Cliquez sur "Nouveau champ", remplissez l’information sur le champ (nom, quel type de donnée allez-vous saisir, si cela s’applique aux dépenses ou aux notes de frais, sur quelle catégorie voulez-vous ajouter ce frais, et pour conclure, une petite description), cliquez sur "Enregistrer" et voilà !

Workflows ou Flux d’approbation

Que sont les workflows ?

Un workflow ou un flux d’approbation est le mécanisme utilisé pour créer les différentes étapes que doit parcourir une note de frais pour être approuvée. Chaque étape comprendra une personne ayant le rôle de contrôleur et qui sera chargée de donner le feu vert pour passer à l’étape suivante.

Par exemple : une personne de votre équipe commerciale envoie une note de frais, celle-ci doit être approuvée par son chef de zone, puis la directrice commerciale, puis finalement par le personnel d’administration. Dans ce cas, le flux d’approbation comprend 3 étapes et engagera 3 contrôleurs avant de parvenir à l’approbation finale.

Pour votre sécurité, toutes les étapes que traverse la note de frais sont enregistrées, afin d’assurer la traçabilité du processus.

Types de workflows

  • Notes de frais : workflows pour le flux d’approbation des notes de frais.
  • Avances : workflows pour le flux d’approbation des avances.
  • Voyages : workflows pour le flux d’approbation des déplacements professionnels.

REMARQUE : Les types de workflow disponibles peuvent varier en fonction de la configuration de votre environnement.

Avez-vous des doutes sur votre environnement ? Veuillez visiter cette page ou contacter notre équipe.

 

Configuration des workflows

Avant de commencer : sachez que vous devez avoir créé les utilisateurs de votre environnement afin de pouvoir les assigner en tant que contrôleurs. Nous vous expliquons comment créer des utilisateurs dans cet article.

Pour créer un workflow, rendez-vous à la section Workflow dans la rubrique Configuration et cliquez sur "+ Nouveau". Ensuite, écrivez un nom pour le workflow dans le champ Nom, puis sélectionnez le type de workflow dans le champ Type.

Configurer des workflows multi-étape:

Les workflows sont organisés en étapes de contrôle. Pour ajouter une étape, cliquez sur le bouton Ajouter. À continuation, vous pouvez configurer les éléments suivants :

  • Étape : indique le nom de l’étape. Ce texte comprend des informations pour aider les usagers à identifier à quelle étape du processus d'approbation se trouve leur note de frais.
  • Utilisateur : commencez à écrire le nom ou le courrier électronique de l’utilisateur ayant le rôle de contrôleur dans cette étape, puis choisissez-le sur la liste.
  • Rejet : c'est l'action qui aura lieu dans le cas où la Note de frais / le Déplacement professionnel / l'Avance soit rejeté(e). C’est-à-dire, ici il faut indiquer à quelle étape la note de frais doit retourner en cas de rejet. Elle peut retourner à l’étape antérieure ou bien à l’utilisateur reporteur pour sa modification ou élimination.
  • Permissions : indique les permissions sur la note de frais dont le contrôleur disposera à cette étape.
  • Alertes : définit les alertes qui seront gérées à cette étape.

Important: Si vous créez un workflow sans étapes, ce sera un workflow avec auto-approbation. Autrement dit, lorsqu’un utilisateur demande l'approbation de sa note de frais, au lieu d’être envoyée vers un contrôleur, celle-ci s'auto-approuvera.

Configuration des Permissions sur les workflows

Les opérations permises pour chaque étape sont les suivantes :

  • Alertes : Dans la rubrique Alertes, il faut indiquer quelles sont les alertes que verra la personne chargée de contrôler l’étape.
  • Supprimer : Le contrôleur peut retirer des tickets de la note de frais. Les tickets ne sont pas éliminés, mais ils sont retirés de cette note et figurent à nouveau sur la liste de tickets à traiter de l'utilisateur.
  • Modifier ticket : Le contrôleur peut modifier des tickets de la note de frais. Il pourra même modifier les données détectées par Captio (montant, fournisseur et date)
  • Email : Le contrôleur recevra un courrier électronique l’avertissant qu’il a une note de frais à examiner.
  • Sauter l’étape : Si aucune alerte définie dans la rubrique Alertes de cette étape est générée, la note de frais passera à l’étape suivante.

Assignation d’utilisateurs dans les workflows

Une fois les étapes créées, vous devrez ajouter les utilisateurs qui seront concernés par ce workflow. Pour ce faire, vous devrez vous rendre à la section Utilisateurs et sélectionner l'option Gestion des utilisateurs.

La fenêtre Assignation des utilisateurs s’ouvrira. Dans cette fenêtre, vous sélectionnerez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au workflow. Une fois les utilisateurs pour le workflow sélectionnés, fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton situé dans le coin supérieur droit.

Configuration des notes de frais en PDF

Dans cette section, vous pouvez configurer le format des notes de frais qui seront téléchargées en PDF. Vous pouvez configurer le type de modèle, le logotype et le contenu afin qu’ils correspondent à vos besoins.

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