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3. Les notes de frais

Les notes de frais sont tout simplement un inventaire de dépenses. La personne qui reporte les dépenses peut générer plusieurs types de notes de frais, soit pour une période de temps (par exemple : frais avril 2018), soit pour un projet (dépenses salon de Barcelone).  

Gérer les notes de frais

Vous pouvez gérer les notes de frais depuis l’onglet du menu supérieur Notes de frais. Même si d’habitude le travail avec des notes de frais sera à la charge du contrôleur, quand le contrôle des notes de frais d’un utilisateur n'est associé à aucun workflow, cette tâche vous correspond à vous en tant qu’administrateur de l’environnement.

États des notes de frais

L'onglet des notes de frais est structuré en plusieurs sections qui reflètent l'état des notes de frais.  
Les notes de frais en attente d’approbation sont celles étant envoyées par un utilisateur rapporteur de dépenses sans workflow assigné n’ayant pas encore été approuvées. Un peu plus tard, on vous présente de plus amples informations concernant le contrôle et l’approbation des notes de frais.

Les notes de frais approuvées sont celles, évidemment, étant approuvées.

Finalement, à la rubrique Toutes vous trouverez toutes les notes de frais de tous les utilisateurs de l’environnement, quel que soit leur état, y compris celles en attente d’approbation.

Comment contrôler les notes de frais depuis le site web ?

Comme administrateur, vous serez tenu de contrôler les notes de frais seulement si vos utilisateurs n’ont pas de workflows assignés, c'est-à-dire, s’ils n’ont pas de contrôleur.

Vous recevrez un avis par courrier électronique à chaque fois que vous recevez une note de frais à contrôler sur Captio. Accédez à cette tâche facilement sur l’onglet NOTES DE FRAIS > En attente d’approbation Vous pouvez accéder au lien depuis le courrier électronique d’avis ou directement sur Captio.

Articles connexes:

Remettre des notes de frais approuvées à l'état Brouillon

Remarque importante: L’approbation de notes de frais peut déclencher dans votre entreprise une série de processus automatiques, tels que par exemple, la comptabilisation d’un ERP. N’oubliez pas ce fait au moment de modifier l’état des notes de frais approuvées qui pourraient éventuellement être comptabilisées, puisque ceci peut entraîner la duplication d’entrées comptables comme résultat de la nouvelle approbation de la note de frais.

Si vous avez besoin de remettre une note de frais à l’utilisateur en état Brouillon pour que celui-ci puisse inclure d’autres dépenses ou modifications, vous pouvez le faire ainsi :

  1. Cliquez sur l’onglet Notes de frais.
  2. Cherchez la note de frais approuvée ou exportée et y accédez.
  3. Cliquez sur le bouton Remettre à l'état Brouillon.
  4. Une fenêtre de confirmation s’ouvrira et vous pourrez choisir soit de continuer (au cas où vous voulez mettre cette note de frais à l’état Brouillon), soit d’annuler l’action.

Une fois remise en état brouillon, la note de frais sera disponible sur le panneau de l’utilisateur l’ayant créé, lequel pourra faire les modifications pertinentes.

Cette fonctionnalité sera disponible uniquement pour l’utilisateur administrateur et exclusivement sur la rubrique de Notes de frais approuvées.

Télécharger les notes de frais

L'exportation des notes de frais peut être effectuée depuis des différentes sections. Chacune d'entre elles comprend les différents boutons permettant de télécharger les notes de frais. Les boutons élémentaires sont les suivants : Exporter PDF et Exporter CSV.

Exporter PDF : cette option permet de générer un fichier en format PDF correspondant à une ou à plusieurs notes de frais. L'aspect de ces fichiers d'exportation peut être personnalisé en cliquant sur l'onglet Configuration-Notes de frais.

Exporter CSV : cette option permet de générer un fichier CSV contenant les données des notes de frais que vous sélectionnerez.  Cela s'avère utile lorsqu'il faut élaborer les informations avant de les ajouter à un système de comptabilité. Vous recevrez un courriel avec le fichier. Ce courriel peut être configuré depuis l'onglet de Configuration-données personnelles.

Le fichier généré sera en format CSV et pourra être ouvert avec Microsoft Excel. Les données seront séparées par ";" et comprendront une file par ticket existant dans les notes de frais et des colonnes avec les données à continuation: code de la note de frais, nom, état, workflow, utilisateur, centre de coût, date, fournisseur, catégorie, mode de paiement, devise, etc. Toutes ces informations sont celles que vous pourrez utiliser pour importer dans le système comptable.

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