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2. Gestion des utilisateurs dans Captio

Types d’utilisateurs dans Captio

Dans la rubrique "utilisateurs" vous disposerez de toute l’information relative à ce qui compte vraiment : les personnes qui travaillent avec vous.

Dans cet article, vous trouverez des informations sur:

Types d'utilisateurs

Tout d’abord, nous tenons à vous rappeler les types d’utilisateurs disponibles dans Captio et les rôles qu’ils jouent.

Rôle Administrateur

C’est la personne qui configure et gère l’environnement Captio. En plus, dans des environnements simples sans flux de d’approbation, ce sera la personne chargée d’approuver les notes de frais et les demandes du reste d’utilisateurs.

Rôle Rapporteur

Les personnes avec rôle Rapporteur sont celles qui réalisent leur travail de manière habituelle hors du bureau et qui génèrent des dépenses. Ces dépenses doivent être présentées à l’entreprise pour leur remboursement.

Tâches qu’elles puissent réaliser :  

  • Capturer des dépenses et produire des notes de frais pour les réclamer, soit via web ou en utilisant l’application.
  • Demander des avances
  • Demander des voyages

Rôle Contrôleur

Cette personne, en plus d’exercer le rôle de Rapporteur, reçoit les notes de frais envoyées par son équipe et décide de les approuver ou de les rejeter.

Tâches associées à ce rôle
- Vérifier les dépenses, leurs commentaires et leurs justificatifs
- Ils approuvent ou refusent les notes de frais et, par conséquent, le remboursement des dépenses.

Comment fonctionne le processus ?

  • Pour que quelqu’un puisse jouer le rôle de Contrôleur, la personne chargée de l'administration de l’environnement doit ajouter cette personne dans l’une des étappes du flux de d’approbation, que ce soit pour approuver des notes de frais, des avances ou des voyages.
  • Quand une étape d’approbation est activée, le contrôleur reçoit une alerte (via courrier électronique ou via app) indiquant l’existence de tâches de contrôle en attente.
  • Il faut accéder à l’élément en question ; les principales fonctionnalités associées au contrôle figurent sur les rubriques "Notes de frais/avances/voyages en attente de révision", "Notes de frais/avances/voyages vérifiés".

Si vous voulez, vous avez plus d’information sur l’approbation de notes de frais, avances et voyages sur notre site web.

Comment créer de nouveaux utilisateurs ?

Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur "Créer utilisateur" pour lancer l’assistant de configuration dans une fenêtre contextuelle. L’assistant comprend plusieurs onglets pour configurer les attributs de chaque utilisateur et sa relation avec la gestion des dépenses de l’entreprise.

Options de base pour créer des utilisateurs

C’est ici que vous ajoutez toutes les données relatives à l’identification de l’utilisateur.

  • Email : Courrier électronique indispensable et unique qui sert à identifier cette personne au sein de Captio. Champ obligatoire.
  • Mot de passe : il doit contenir au moins 8 caractères (sans espaces) incluant au moins un chiffre et une lettre. Champ obligatoire.
  • Nom : Si vous le désirez, ajoutez le prénom et le nom afin qu’il soit plus simple de reconnaître cette personne.
  • Utilisateur activé : Cette option permet d'activer ou de désactiver l'accès d'un utilisateur à Captio sans l'éliminer, pour pouvoir conserver toutes les informations relatives à ses dépenses sans qu'il ne puisse utiliser l'application à nouveau. Champ obligatoire.
  • Centre de coût : Vous pouvez spécifier un centre de coût associé à l’utilisateur pour rendre votre comptabilité plus facile.  
  • Code d’utilisateur : Pareil, vous pouvez définir un code d’utilisateur pour faciliter la lecture des notes de frais.
  • Code d’entreprise : Si vous travaillez dans un environnement multi-entreprise, vous pouvez spécifier le code de l’entreprise de l’utilisateur.

Options avancées pour créer des utilisateurs

Une fois l’utilisateur identifié, c’est le moment de lui attribuer les caractéristiques propres concernant ses dépenses :

  • Kilométrage : Ici, vous pouvez assigner à l’utilisateur un taux de frais kilométriques par défaut ; la catégorie et le mode de paiement sont remplis avec les valeurs établies précédemment pendant la configuration du taux de frais kilométriques. Si cela n'a pas été fait ou si on souhaite les modifier pour un utilisateur en particulier, il est possible de définir ces valeurs à ce moment-là. Si elles ne sont pas définies, l'utilisateur reportant les dépenses pourra les sélectionner au moment de la saisie de frais kilométriques.
  • Devise : Une étape indispensable dans la création d'un utilisateur consiste à l'associer avec une devise par défaut, étant donné que Captio ne détecte pas le type de devise des tickets capturés, mais celle-ci doit être ajoutée par l’utilisateur. Si un utilisateur reporte habituellement ses frais en dollars, vous pouvez l'associer à cette devise, qui apparaîtra par défaut.  L'utilisateur pourra modifier et rétablir la devise à tout instant (par exemple, en cas de voyage).
  • Éditer ticket avec image : Tout comme pour la rubrique configuration > édition de ticket, si vous cochez cette option, l’utilisateur pourra modifier les données des dépenses lues par Captio (fournisseur, date et montant).
  • Autorisation pour voir toutes les notes de frais : le fait de cocher cette option permettra à l'utilisateur de voir TOUTES les notes de frais de tous les utilisateurs de l'environnement (seulement les voir et non pas les modifier). Ceci peut s’avérer utile, par exemple, pour le responsable des ressources humaines ou les contrôleurs.

Identificateurs des formes de paiement

Cette rubrique vous permet d’ajouter des identificateurs des formes de paiement à utiliser au moment de la conciliation bancaire.

Pour être conformes aux exigences de la législation GDPR, toutes les cartes bancaires introduites sur notre système doivent être masquées. À partir de maintenant, quand vous ajoutez de nouvelles cartes comme identificateur pour la conciliation bancaire, vous pourrez voir qu’elles sont gardées masquées.

Dans la rubrique d’identificateurs de mode de paiement (pour la conciliation bancaire), vous pouvez choisir entre carte de crédit et autres modes. Si vous choisissez carte bancaire, introduisez le numéro, sélectionnez le mode de paiement et cliquez sur « Ajouter ». Dans ce premier moment, vous pourrez voir le numéro complet pour vérifier qu’il est correct. Si c'est le cas, cliquez sur « Enregistrer ».

Si vous accédez de nouveau à cet écran « options avancées des utilisateurs », vous verrez que le numéro a été masqué.

Option des workflows dans la création des utilisateurs.

Nous arrivons à l’une des parties les plus importantes de la gestion de dépenses de l’entreprise : les workflows ou flux d’approbation. Comme vous le savez, chez Captio vous pouvez définir plusieurs étapes de contrôle afin que les notes de frais et les demandes spéciales (avances et voyages) soient facilement approuvées.

Cet onglet vous permet d’assigner à un utilisateur un ou plusieurs flux de d’approbation pour ses notes de frais et, si votre plan le permet, des avances et des voyages.

Quand un utilisateur dispose de plusieurs flux de d’approbation, vous pouvez choisir un d’entre eux « Par défaut » en le sélectionnant dans le menu déroulant ; n’oubliez pas qu’au moment d’envoyer la note de frais, l’utilisateur peut modifier ce paramètre.

Rappelez-vous que pour faire cette configuration, vous devez avoir défini les workflows préalablement.  

Important: Le processus de création d'un utilisateur sera fini lorsque vous cliquerez sur le bouton Enregistrer.

Comment modifier les utilisateurs existants.

Une fois que l’on a créé et enregistré un utilisateur, celui-ci apparaîtra sur le panneau général. Vous pouvez changer sa configuration en tout moment. Pour cela, cliquez sur le lien "éditer" que vous verrez à droite.

Comment désactiver ou éliminer un utilisateur ?

Avant commencer, il convient d’expliquer la différence entre désactiver et éliminer :

  • Quand vous désactivez un utilisateur, la personne titulaire du mot de passe et du nom d’utilisateur associés ne pourra revenir sur Captio que lorsqu’il sera activé à nouveau ; vous pourrez en tout cas consulter son information et ses dépenses.  
  • Quand vous éliminez un utilisateur, son accès à la plateforme est bloqué de manière permanente et il est directement éliminé ; ses notes de frais seront disponibles.

Si vous souhaitez désactiver un utilisateur, vous pouvez le faire en désélectionnant l’option "utilisateur activé" que vous trouvez dans l’onglet d’information de base de l’assistant de création d’utilisateur.

Pour éliminer un utilisateur, utilisez le bouton Supprimer situé dans la partie inférieure de l'assistant de création de l’utilisateur.

Fonctionnalités avancées : Groupes d’utilisateurs

Les groupes d'utilisateurs permettent de maintenir la cohérence au sein d’environnements qui comprennent de nombreux utilisateurs, puisqu'ils permettent d'assigner des catégories et des modes de paiement de manière homogène à tous leurs membres et d'effectuer des changements pour tous les utilisateurs d'un groupe en même temps.

Créer un nouveau groupe d’utilisateurs

Pour créer un nouveau groupe d’utilisateurs, utilisez le deuxième onglet de la section utilisateurs, celui de "groupes". Cliquez sur "Créer groupe" et l’assistant s’ouvrira.

  1. Donnez un nom représentatif au groupe d’utilisateurs. Mettons, par exemple, que nous voulons créer la division "Est" de notre équipe commerciale.
  2. Cherchez et ajoutez au groupe les utilisateurs de votre choix ; vous pouvez utiliser comme filtres certaines des valeurs utilisées au moment de créer les utilisateurs (code d’entreprise, code d’utilisateur, centre de coût, courrier électronique ou nom).
  3. La liste des utilisateurs répondant aux filtres appliqués figure dans la colonne de droite. Pour les ajouter au groupe, cliquez sur le bouton + et ils seront déplacés à la colonne de gauche. En cas d’erreur, cliquez sur - pour les éliminer du groupe.
  4. Utilisez le deuxième onglet de l'assistant, "Catégories", pour assigner les catégories qui seront disponibles pour ce groupe d’utilisateurs. Le mécanisme est le même que pour la création d’utilisateurs (ajouter avec + et supprimer avec -).
  5. Vous pouvez également leur assigner des modes de paiement : cliquez sur le dernier onglet de l’assistant et ajoutez (+) ou supprimez (-) les modes de paiement de votre choix. Quand vous aurez fini, cliquez sur "Enregistrer".

Important : Un même utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes et il est possible de lui assigner un groupe principal. Celui-ci définira les caractéristiques essentielles de l'utilisateur tandis que les autres seront fournies par la combinaison des attributs de ses autres groupes. Vous pouvez définir le groupe principal de chaque utilisateur dans la rubrique Éditer Utilisateur.

Une fois créés les groupes d’utilisateurs, vous pourrez assigner les nouveaux utilisateurs à leurs groupes correspondants directement depuis l'assistant de création d’utilisateurs, dans le quatrième onglet supérieur "Groupes".

 

Cette fonctionnalité vous intéresse-t-elle ? Consultez notre équipe

 

Fonctionnalités avancées : Délégation des utilisateurs

La délégation permet aux utilisateurs de Captio d’assumer de manière temporelle les attributions d’autres utilisateurs pour la réalisation d’une tâche en particulier. Il s’agit d’une option très utile en cas de vouloir céder l’utilisation de Captio à un assistant, par exemple.

Pour accéder à toutes les fonctionnalités ayant rapport avec la délégation, cliquez sur le troisième onglet de la rubrique "Utilisateurs".

Vision générale

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Les deux premières cases permettent à l’administrateur de cocher l’option pour que les utilisateurs puissent gérer leurs propres délégations et permettre l’utilisation des délégations totales des autorisations.  Si l’administrateur permet aux utilisateurs de créer des délégations, il recevra un courriel résumé avec les changements dans les délégations effectués par les utilisateurs.

Avec la délégation partielle, l’utilisateur récepteur des autorisations pourra capturer des dépenses et faire des liquidations pour le compte de l’utilisateur délégant. La délégation totale permet à l’utilisateur récepteur de réaliser, pour le compte de l’utilisateur délégant, toute action que ce dernier soit autorisé à faire.

Sur la liste de l’écran de Délégation vous verrez les utilisateurs détenant actuellement des autorisations pour accéder sur Captio et pour agir au nom d’autres personnes, ainsi que le nombre d’utilisateurs sur lesquels ils ont des autorisations de délégation.

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Afin qu’un utilisateur cesse entièrement d’agir au nom d’autres utilisateurs, il est possible d’éliminer toutes les délégations en faveur de celui-ci en utilisant le bouton Supprimer.

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Toutes les actions effectuées par un utilisateur délégué seront enregistrées dans le registre des actions sur les notes de frais avec le nom de l’utilisateur en question.

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Ajouter une nouvelle délégation

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Pour créer une nouvelle délégation, cliquez sur le bouton Ajouter délégation pour ouvrir l'assistant. Vous n’avez qu’à suivre les pas à continuation:

  1. Commencez à taper le nom d’utilisateur qui pourra agir au nom d’un autre.
  2. Sélectionnez les utilisateurs au nom desquels il pourra agir, tout en cochant les caisses correspondantes.
  3. Choisissez le type de délégation à effectuer.
  4. Fermez la fenêtre d'assisant et voilà!

Une fois finie cette configuration, l’utilisateur en question pourra accéder aux comptes des utilisateurs pour lesquels il aura des autorisations de délégation.

Accéder en mode délégation

L’utilisateur entrera normalement sur Captio, avec son nom d’utilisateur et son mot de passe.  Pour travailler au nom d’un autre utilisateur, il pourra accéder par le menu d’utilisateur (coin supérieur droit) et sélectionner l’option Accéder à un autre compte.

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Un menu déroulant vous montrera tous les utilisateurs auxquels vous avez accès. Sélectionnez celui qui vous intéresse et vous commencerez à agir en son nom.

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Une fois le travail fini, il n’est pas nécessaire de sortir de la plateforme ; il suffit d’aller sur le menu déroulant du coin supérieur droit.

 

 

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