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4. Alertes ou avis

Les alertes vous permettent de définir les normes de vérification à appliquer aux frais qui seront rapportés par les utilisateurs au sein de votre entreprise. Captio détectera automatiquement les cas qui ne respectent pas les normes établies et les signalera comme étant potentiellement conflictuels. Cet outil est essentiel pour vous aider à respecter la politique de frais de votre entreprise.

Il est important de tenir compte du fait que le calcul selon ces normes est effectué lorsque la note de frais passe d’une phase de contrôle à une autre, et que le type d'alertes calculées variera en fonction des alertes configurées pour chacune d'entre elles.

Dans cet article, vous trouverez des informations sur:

 

Quels types d’alertes existe-t-il et comment les configurer ?

Pour créer une nouvelle alerte, cliquez sur le bouton « nouveau type d’alerte » pour ouvrir l’assistant. En fonction du type d’alerte choisi, vous devrez remplir une information ou une autre, mais en général vous pouvez les programmer pour qu’elles apparaissent pour :

  • Tous les utilisateurs ou des utilisateurs donnés. Vous pouvez également cocher l’option d’assigner cette alerte aux utilisateurs nouveaux.
  • Toutes les étapes de vos flux d’approbation ou des étapes concrètes.
  • Toutes les catégories ou des catégories concrètes. Vous pouvez également cocher l’option d’assigner cette alerte aux nouvelles catégories.
  • Tous les modes de paiement ou des modes de paiement concrets. Vous pouvez également cocher l’option d’assigner cette alerte aux nouveaux modes de paiement.

Nous allons voir maintenant quels sont les types d’alertes que vous pouvez configurer et comment le faire.

Alertes de base :

Vérification des tickets en double :

À quoi ça sert :

L’alerte indiquera qu’il existe des tickets en double ; pour ce faire, Captio compare le montant et la date des tickets reconnus par le système.

Configuration :

Montant minimum : Ceci permet d’indiquer à partir de quel montant vous souhaitez que l’on commence à calculer les alertes. Si vous marquez, par exemple, 10 €, le système ne tiendra pas compte des dépenses inférieures à ce chiffre. Si vous souhaitez inclure tous les tickets, il suffit d’indiquer à partir de 0 €.  

Inclure les tickets d’autres utilisateurs : Vous pouvez activer la vérification entre les tickets de l’utilisateur ou entre tous les tickets de tous les utilisateurs de l’environnement. Ceci n’est conseillé que si vous avez besoin de cela pour une catégorie concrète en raison de votre politique de frais, étant donné que ceci a des répercussions sur le temps entre étapes et l’approbation pourrait prendre plus de temps que d’habitude.

Inclure champ fournisseur : Vous pouvez également activer la possibilité d’analyser les fournisseurs dans ce calcul. À nouveau, sachez que plus il y a des informations à comparer, plus de temps il faudra pour la lecture et l’approbation.

Vérification des tickets édités

À quoi ça sert :

Cette alerte nous indique si un utilisateur a modifié les champs reconnus automatiquement par Captio (date, montant, fournisseur). N’oubliez pas que vous pouvez interdire à vos utilisateurs de modifier cette information lors de la configuration de votre environnement.

Configuration :

Marquez les champs édités qui déclencheront l’alerte : date, fournisseur, montant.

Vérification des tickets dont le délai est dépassé

À quoi ça sert :

Dans cette alerte, on compare la date issue du ticket avec la date à laquelle une note de frais passe d’une étape à une autre (c’est-à-dire, la révision).

Configuration :

Fixez une limite de jours pour calculer l’alerte.

Justificatif obligatoire

À quoi ça sert :

Cette alerte sur le ticket nous indique qu’un frais de contient pas d’image du justificatif.

Configuration :

Montant minimum : Il est possible de configurer un montant minimum, en dessous duquel cette vérification n’aura pas lieu.

Inclure les tickets des frais kilométriques : Si vous cochez cette option, les frais kilométriques devront inclure un justificatif, en utilisant l’option de Google Maps via le site web. Vérifiez que vous avez bien informé vos utilisateurs sur cela.  

Champs obligatoires

À quoi ça sert :

Cette alerte indique que des champs obligatoires n’ont pas été remplis, alors qu’ils semblaient optionnels lors de l’enregistrement du frais, mais qui sont finalement obligatoires en raison de la politique de l'entreprise.

Configuration : Choisissez les champs obligatoires qui déclencheront le calcul de cette alerte : catégorie, mode de paiement ou observations.

 

Alertes de fonctionnalités avancées :

Vérification du montant maximum de la note de frais

À quoi ça sert :

Alerte au niveau de la note de frais qui nous indique si la note de frais dépasse le montant maximum autorisé.

Configuration :

Vous devrez fixer le montant maximum permis par note de frais totale de la note de frais.

Vérification du montant maximum du ticket

À quoi ça sert :

Alerte au niveau du ticket qui nous indique si le ticket dépasse le montant maximum autorisé.

Configuration :

Vous devrez fixer le montant maximum permis par ticket.

Vérification des dépenses du week-end

À quoi ça sert :

Alerte au niveau de la dépense qui nous indique si celle-ci a été effectuée pendant le week-end (samedi et/ou dimanche).

 

Vérification des jours fériés

À quoi ça sert :

Alerte au niveau de la dépense qui nous indique si celle-ci a été effectuée un jour férié.

Configuration :

Vous devrez ajouter les jours fériés suivant votre calendrier professionnel. Pour ce faire, cliquez sur le calendrier, puis choisissez une date et cliquez sur « Ajouter ». En cas d’erreur, choisissez le jour sur la liste qui apparaît à gauche, puis cliquez sur « Rejeter ».

Vérification de distance maximale par ticket.

À quoi ça sert :

Alerte au niveau du ticket de frais kilométriques qui s'affichera si la distance saisie dépasse celle configurée.

Configuration :

Vous devrez fixer la distance maximale permise pour ce type de dépense.

Vérification du montant maximum par date

À quoi ça sert :

Alerte au niveau de la note de frais qui nous indique que pour la période de temps configurée, l’utilisateur a dépassé le montant prédéfini. La période peut être journalière, hebdomadaire ou mensuelle.

Configuration :

Vous devrez ajouter le montant maximum et la période de temps d’application: quotidien, hebdomadaire ou mensuelle.

Restriction du mode de paiement

Restriction mode de paiement : Alerte qui nous informe si le ticket d'une catégorie concrète a été enregistré sous un mode de paiement non autorisé.

Limite tickets par catégorie / jour

Limite tickets par catégorie / jour : Alerte au niveau de la note de frais qui nous informe sur le nombre maximum de tickets autorisés pour une catégorie a été dépassé ; c’est-à-dire le nombre maximum de justificatifs par jour.

 

Affichage des alertes

Une fois que vous aurez fixé les alertes qui vous intéressent, Captio analysera les frais rapportés (à partir de ce moment-là) afin de détecter tout non-respect des normes. Tout non-respect détecté sera indiqué en en-tête de la note de frais et la dépense en question sera signalée (s'il s'agit d'une alerte concernant une dépense) dans la note de frais reçue par le contrôleur.

 

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