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Gérer vos frais de voyage sur le portail Internet

Quand vous ne serez pas en voyage, vous avez la possibilité d’utiliser Captio depuis votre ordinateur grâce à notre version web, 100 % en ligne, accessible depuis tous les navigateurs et en toute sécurité avec la garantie SSL et HTTPS.

Dans cet article, nous vous apprendrons:

Comment ajouter des frais depuis le portail Internet ?

Avec certification numérique (Espagne)

Premièrement, nous tenons à vous expliquer que notre logiciel est agréé par le Trésor public espagnol, un élément clé pour que votre entreprise puisse se conformer à toutes les exigences fiscales.  De manière obligatoire et aux effets de leur validité légale, seuls les systèmes "garantissant l’authenticité de l’origine et de l’intégrité du contenu" peuvent être utilisés. En utilisant notre application, vous n’aurez aucun problème, puisque vous capturez la dépense et elle est immédiatement téléchargée sur le nuage, où il est impossible de la modifier. Cependant, ce standard ne peut pas être garanti quand vous faites le téléchargement de frais depuis votre ordinateur.

Pour cette raison, si votre entreprise a souscrit le service de certification, vous ne pourrez pas télécharger des justificatifs de paiement. Si, malgré cela, vous avez besoin d’ajouter une dépense (parce que même si pour une raison quelconque elle n’est pas d’application au niveau fiscal, vous voulez quand même vous faire rembourser) vous pouvez le faire via notre portail Internet :

  • Entrez sur login.captio.net et accédez à votre compte avec votre nom d’utilisateur et mot de passe
  • Une fois sur l’onglet d’accueil, vous avez un raccourci vers "Tickets". Si vous êtes déjà dans ce panneau, cliquez sur l’onglet "Créez un ticket".
  • Pour ajouter une nouvelle dépense, cliquez sur "Créez un ticket" et remplissez l’information demandée :
    • Date, fournisseur, montant total et devise qui apparaît sur le ticket.
    • Catégorie : La personne responsable de gérer Captio aura créé une série de catégories pour organiser les frais de toute votre équipe. Choisissez celle qui corresponde le mieux à la nature de votre dépense. Il est possible qu’au moment de choisir une catégorie, les champs à remplir sur la dépense soient modifiés en fonction des règles établies.
    • Mode de paiement : Vous devez communiquer à votre entreprise comment vous avez payé ce frais, étant donné qu’en fonction du mode de paiement, il sera remboursable (par exemple, en espèces ou avec votre carte bleue) ou pas remboursable (si vous avez payé avec une carte d’entreprise).
    • Commentaires : ici vous pourrez ajouter toute information que vous jugiez importante.

Sans certification numérique (reste de pays)

Au cas où votre entreprise n’exige pas que les dépenses soient agréées, vous pouvez effectivement ajouter des justificatifs de paiement. Si c’est votre cas, voici la procédure à suivre :

  • Cliquez sur le bouton "Importer depuis PC"
  • Sélectionnez le fichier dans votre ordinateur
  • Le système initiera la lecture automatique et situera la dépense sur l’onglet "Captures"

Comment éditer des frais depuis le portail Internet ?

Si vous avez besoin de faire des modifications de vos frais, il suffit de retrouver la dépense en question (pour ce faire, vous pouvez utiliser les filtres avancés par date, catégorie et mode de paiement) et cliquez sur le bouton « éditer » qui se trouve à droite. L’assistant de création de dépenses s’ouvrira à nouveau et vous pourrez faire les modifications pertinentes.

Quand peut-on éditer une dépense ?

Il est possible d’éditer les dépenses quand elles se trouvent en "En attente", c’est-à-dire, quand elles n’ont pas été incluses sur une note de frais ou, si elles ont déjà été incluses sur une note de frais, à condition que celle-ci ne soit pas envoyée. En plus, et pourvu que la personne qui gère Captio l’ait configuré ainsi, vous pouvez éditer une dépense quand la note de frais correspondante est envoyée mais pas approuvée.

Comment ajouter des frais de kilométrage depuis le portail Internet ?

Les frais de kilométrage sont ceux issus de l’utilisation de votre véhicule pour des fins professionnelles. Ils varient en fonction du taux stipulé dans votre politique de frais d’entreprise.

Pour ajouter des frais de kilométrage depuis le site Internet, vous devez tout simplement :  

  • Cliquer sur le bouton "+Kilométrage"
  • Ajouter la date
  • Sélectionnez, le cas échéant, l’un des trajets prédéfinis par l'administrateur pour lancer le calcul de distance.
  • Si votre trajet n’est pas prédéfini, écrivez directement la distance parcourue.
  • Vous pouvez aussi utiliser l’intégration de Google Maps, pour faire un calcul automatique de votre route à partir des points de départ et de destination. Cliquez sur "Plan" sur le panneau de droite, remplissez les adresses, cliquez sur Calculer et, si vous êtes d’accord, cliquez sur enregistrer.
  • Choisissez une catégorie.
  • Sélectionnez un mode de paiement.
  • Cliquez sur le bouton enregistrer
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