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Gérer des Notes de frais depuis le portail Internet

Dans cet article, nous vous apprendrons:

Comment gérer des notes de frais depuis le portail Internet ?

Une fois que vous avez créé les dépenses, vous pouvez facilement créer des notes de frais pour demander leur liquidation (c’est-à-dire, vous faire rembourser). Pour cela, accédez à l’onglet des notes de frais, cliquez sur "créer note de frais" et ajoutez un titre (par exemple: frais mai 2022 ou Salon de Barcelone 2017).

À continuation, votre note de frais s’ouvrira et vous pourrez réaliser les actions suivantes :

  1. Ajouter les dépenses correspondantes : cliquez sur "Ajouter tickets", une fenêtre vous montrera toutes les dépenses à inclure sur une note de frais (si nécessaire, vous pouvez filtrer par date pour les retrouver), choisissez celle qui vous convient et cliquez sur Ajouter.
  2. Avant de demander l’approbation de votre note de frais, voyons tous les champs qu’elle comprend :
    1. Dépenses, remboursables ou non remboursables (celles payées avec la carte d’entreprise) : Retrouvez ici toutes les dépenses sélectionnées préalablement ; vérifiez que tout est correct et, si vous avez ajouté des dépenses n’étant pas d'application, éliminez-les en cliquant sur "rejeter".
    2. Avances : si vous avez demandé une avance concernant cette note de frais, sélectionnez-la. Le logiciel fera le calcul de la différence entre le montant avancé et ce que vous avez payé pour finalement déterminer si la liquidation est positive ou négative (dans ce cas, ce sera à vous de rembourser l’excédent).
    3. Conciliation : la conciliation est un processus comptable d’association entre un paiement par carte d'entreprise et les dépenses reportées. Si cette option est disponible pour vous, cliquez sur "gestion de conciliation" et vérifiez que tout est correct.
    4. Pour finir, vérifiez que toutes les dépenses (remboursables ou pas) sont correctes.
  3. Vous pouvez maintenant revenir à la page d’accueil de votre note de frais et en demander l’approbation en cliquant sur "Demande d'approbation". Vous pouvez aussi "mettre en copie" les personnes de votre choix en écrivant leurs adresses de courriel dans le champ correspondant.

Comment éditer des notes de frais depuis le portail Internet ?

Rappelez-vous que pour modifier ou supprimer une note de frais, celle-ci doit être en état "Brouillon" ou "En attente de correction". Modifier une note de frais implique de modifier la note proprement dite ou les dépenses associées.

Pour supprimer, éditer ou ajouter des dépenses, faites comme suit :

  1. Accédez à la note de frais où figure le ticket que vous voulez éditer ou supprimer.
  2. Pour supprimer une dépense, cliquez sur le bouton Rejeter qui se trouve à côté de la dépense.
  3. Pour l’éditer, sélectionnez la dépense pour accéder à son information, faites les modifications, puis enregistrez les changements.
  4. Pour ajouter de nouvelles dépenses à la note de frais, sélectionnez le bouton Ajouter tickets.

Pour supprimer une note de frais, indiquez laquelle puis cliquez sur le bouton Supprimer ; n’oubliez pas que seule la note de frais sera effacée, on ne perdra pas les dépenses étant incluses. Celles-ci retourneront à la liste de tickets en attente et il sera possible de créer une nouvelle note de frais à partir de celles-ci.

Comment contrôler des notes de frais depuis le portail Internet ?

En fonction de la configuration de votre environnement choisie par votre administrateur, vous recevrez un avis par courriel à chaque fois que vous recevrez une note de frais à contrôler sur Captio. Les notes de frais en attente de contrôle se trouvent à l’onglet Note de frais de la section En attente de révision. Vous pouvez accéder au lien depuis le courriel d’avis ou directement sur Captio.

Accédez au site Internet de Captio avec votre nom d’utilisateur et mot de passe.

Sur l’écran de Notes de frais vous trouverez les sections En attente de révision et Vérifiées, celles que vous allez utiliser pendant le processus de contrôle. Sur la liste En attente de révision, vous retrouverez toutes les notes de frais soumises à votre contrôle.

Sur la liste de notes de frais figure le nom, l’utilisateur, la date, le nombre de dépenses et d’alertes et le montant total. Sélectionnez la note de frais que vous allez contrôler.

Une fois la note ouverte, vous verrez une fenêtre avec le détail des alertes (il s’agit de règles automatiques configurées par l’administrateur de l’environnement pour s’ajuster aux conditions de votre politique de frais, telles que par exemple, le fait de ne pas accepter des dépenses encourues pendant le week-end ou d’autres dépassant un certain montant) et les dépenses concernées. Sachez que les alertes sont uniquement à titre informatif, elles ne bloquent pas la possibilité d’approuver une note de frais, c’est à vous de prendre cette décision.

À ce stade nous pouvons modifier les dépenses pertinentes en fonction de la politique de chaque entreprise. Pour les modifier :

  • Cliquez sur l’image de la dépense
  • Éditez-la (le système nous propose l’option d’ajouter un commentaire pour expliquer la cause à l’utilisateur)
  • Cliquez sur enregistrer ; vous verrez ce commentaire dans la zone de Commentaires de la note de frais.

Dans cette phase de révision, nous pouvons aussi rejeter de la note de frais les dépenses que nous considérons non valables (qu’il existe des alertes ou pas associées à ces tickets). Pour rejeter une dépense, cliquez sur le bouton Rejeter de la ligne correspondante à la dépense que nous voulons rejeter. Une fenêtre s’ouvrira au cas où vous voulez ajouter un commentaire pour l’utilisateur et, au moment de l’enregistrer, ce commentaire sera affiché dans la zone de Commentaires de la note de frais.

Cette dépense disparaît uniquement de la note de frais. Cette dépense n’est ni perdue ni éliminée définitivement, elle retourne au panneau de dépenses en attente de l’utilisateur, et c'est lui qui l’élimine définitivement ou pas, selon le cas.

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