S’abonner

Gérer vos notes de frais depuis l’application mobile

Dans cet article, nous vous apprendrons:

Comment générer une note de frais depuis l’application mobile ?

Vous pouvez créer une nouvelle note de frais depuis l’option Notes de frais du menu principal. Dans la rubrique Notes de frais, en haut et à droite, vous trouverez le bouton pour créer des notes de frais.

À continuation :

  • Cliquez sur ce bouton.
  • Ajoutez le nom de la note de frais.
  • Ajoutes des dépenses à la note en cliquant sur "Ajouter des frais".
  • Ou bien, enregistrez-la et finissez de la compléter plus tard.

Comment ajouter des dépenses à une note de frais ?

Il existe plusieurs formes d’ajouter des dépenses à une note de frais :

Depuis la liste de frais

Vous pouvez ajouter un ticket depuis l’option Frais du menu principal.

Une fois que vous êtes là :

  • Ouvrez le frais de votre choix
  • Assignez le frais a un brouillon de note de frais (si cette option ne s’affiche pas c'est parce que vous n’avez créé aucune note de frais)
  • Avec cette action, la dépense disparaît de la liste générale de frais.
  • Cliquez sur Sauvegarder changements

Depuis la note de frais

Vous pourrez ajouter une dépense à une note de frais depuis l’option Notes de frais du menu principal. Au sein de cette rubrique vous trouverez plusieurs sections :

  • Mes notes de frais (notes de frais en attente d’approbation)
  • Approuvées (historique des 12 dernières notes de frais approuvées)
  • Et, si vous êtes contrôleur de notes de frais, vous pourrez accéder aussi à la section Vérification.  

Les notes de frais en état de brouillon, refusées, ou en révision s'affichent à la rubrique Mes notes de frais. Vous ne pourrez ajouter de dépenses que lorsque les notes soient en brouillon ou refusées. Pour ce faire :

  • Accédez à la note de frais
  • Cliquez sur l’icône du ticket (au centre sur le coin supérieur droit)
  • Un écran avec toutes les dépenses susceptibles d’être ajoutées s’ouvrira. Vous pouvez ajouter toutes les dépenses d’un coup ou les sélectionner une par une selon vos préférences.
  • Cliquez sur ajouter
  • L'application mobile calculera le total de la note de frais en faisant l’addition des nouvelles dépenses.

Comment éditer des notes de frais depuis l’application mobile ?

Vous pourrez éditer le nom, les champs personnalisés ou le workflow (flux de d’approbation) d’une note de frais déjà créée lorsqu'elle se trouve en état Brouillon ou Refusée. Pour ce faire :

  1. Utilisez votre nom et mot de passe pour accéder à l’application mobile de Captio
  2. Pour modifier le champ personnalisé associé à une note de frais depuis l'application de Captio, choisissez l’option Notes de frais du menu principal.
  3. Accédez à la note de frais que vous souhaitez modifier et cliquez sur l’icône en forme de crayon qui apparaît en haut à droite.
  4. Faites les changements de votre choix.
  5. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Comment contrôler les notes de frais depuis l’application mobile ?

Pour contrôler les notes de frais vous ayant été assignées, accédez avec votre nom d’utilisateur et mot de passe et dirigez-vous à la section "Notes de frais" depuis le menu principal.

Vous y trouverez les notes de frais divisées en onglets : "Mes notes de frais" (vos notes), "Verification" et "Approuvées".

Cliquez sur "Vérification" pour voir toutes les notes qui requièrent votre contrôle.

Notes de frais sans alertes : S’il n’y a aucune indication d’alerte, vous pouvez approuver ou refuser la note de frais en la sélectionnant puis cliquant sur le bouton correspondant.

Notes de frais avec alertes : S’il y a un signe d'exclamation sur une note de frais, ceci indique que soit la note de frais comprend une alerte (par exemple, montant maximum), soit l’une des dépenses y incluse n'est pas conforme à la politique de frais (et donc une alerte est lancée) ; pour voir ce que qui se passe, accédez à la note de frais puis entrez sur dépenses conflictuelles. Vous pouvez éliminer les dépenses qui ne s’ajustent pas à vos normes et approuver la note de frais ou la refuser, le tout avec les boutons inférieurs.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 1 sur 1
Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande

0 Commentaires

Veuillez vous connecter pour laisser un commentaire.