Gérer des avances depuis le portail Internet

Comment demander des avances depuis le portail Internet ?

Dans la section d’avances, vous pourrez demander à votre contrôleur des avances en effectif (argent "de poche" pour vos dépenses). Vous aurez accès à cette option uniquement si votre entreprise dispose de cette option dans sa configuration.

Dans cette section sont affichées les avances et leurs états correspondants figurent sur la colonne État.

  • Demandée : Lorsque vous avez demandé une avance et que celle-ci se trouve en phase d'approbation.
  • Rejetée : Les avances refusées sont identifiées au moyen de cet état et disposent du bouton éditer permettant d'effectuer des modifications sur l'avance refusée pour ensuite la renvoyer afin qu'elle soit approuvée. Vous pourrez modifier les montants (ajouter, retirer, modifier), la date de retrait et les jours de déplacement professionnel.  
  • Accordée : Les avances qui ont été approuvées sont identifiées au moyen de cet état et sont disponibles afin d'être ajoutées à n'importe quelle note de frais disponible.
  • Liquidée : ces avances appartiennent à une note de frais déjà liquidée.

Pour faire une demande d’avance :

  • Cliquez sur le bouton "demander une avance" pour enclencher le processus.
  • Remplissez les champs proposés (certains de ceux exposés à continuation sont optionnels et il est possible qu’ils ne s'affichent pas pour vous).
    • Utilisateur : C’est vous, donc il ne faut rien faire ici :)
    • Motif : expliquez brièvement pourquoi vous avez besoin de cette avance (Voyage à Lisbonne, par exemple).
    • Workflow : Il est possible que votre entreprise ait configuré plusieurs flux de d’approbation (l’un pour voyages à des fins commerciales et d’autres pour des raisons de marketing, par exemple). Vous devez choisir celui qui s’adapte le mieux à votre cas. En cas de doutes, contactez l’administrateur de votre environnement Captio.
    • Commentaires de la demande : Vous pouvez expliquer pourquoi vous avez besoin de cette avance et cette information sera disponible pour la personne responsable de son approbation.
    • Date de retrait : la date où vous allez récupérer l’avance.
    • Voyage : sélectionnez si cette avance correspond à un voyage ou pas. En cas de réponse affirmative, vous devrez signaler le nombre de jours que comprendra le déplacement. Selon la politique de frais de votre entreprise, vous recevrez des indications sur le montant maximum par jour que vous pouvez solliciter.
    • Montant avance : Il s’agit du montant que vous souhaitez demander. Ce montant peut être constitué d’une ou de plusieurs devises. Pour ce faire, vous saisirez le chiffre souhaité, vous sélectionnerez la devise puis vous cliquerez sur le bouton +. Vous devrez procéder à cette opération pour chaque devise demandée, en cas d'avance multidevise.

Souvenez-vous que votre avance ne sera pas disponible jusqu'à ce que votre contrôleur ne l'approuve.  Vous pouvez consulter à tout moment l'état de votre demande sur le tableau de l'écran initial de la section d’avances.

Une fois l'avance approuvée, elle sera assignée à la prochaine note de frais que vous créerez. Si vous ne souhaitez pas que l'avance soit utilisée dans cette note de frais, vous pouvez la modifier à partir de celle-ci.

Une fois l'avance incluse dans la note de frais, les dépenses faites en liquide seront "compensées" par le montant avancé.

Comment approuver des avances depuis le portail Internet ?

L’onglet d’Avances permet au contrôleur d’approuver ou de rejeter des avances.

Chaque contrôleur vérifiera uniquement les avances où il figure en tant que responsable de contrôle dans le workflow. Pour désigner les responsables du contrôle des avances, l'administrateur de l'environnement doit avoir configuré un workflow pour le contrôle des avances. 

Le bouton Approuver? ouvre une fenêtre contenant les données concernant l’avance demandée pour pouvoir voir et/ou modifier les données (motif, date de collecte, devise/s, etc.). Vous pouvez approuver ou rejeter la demande d’avance au moyen des boutons correspondants.

Une fois que cela est fait, le système affichera un message adressé au contrôleur pour confirmer l'opération.

Si vous approuvez la demande d'avance, celle-ci passera à l'étape suivante du workflow d’approbation d’avances (s'il y en a une). Une fois la demande approuvée à tous les niveaux prévus, l’utilisateur à l’origine de la demande disposera de l’avance sollicitée et celle-ci demeurera attribuée à la note de frais suivante. Ladite approbation sera notifiée à l'utilisateur par courriel.

Si vous rejetez la demande d’avance, l’utilisateur qui la demande recevra la nouvelle dans sa boîte Avances avec l'état de l'avance portant la mention Rejetée, et il pourra l’éditer.

Une fois les changements effectués, l'utilisateur peut reformuler la demande d’approbation de la même avance et le contrôleur recevra à nouveau l’avance dans la boîte d’approbation avances.

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