4. Avvisi

Dalla sezione Avvisi/Alerts, potrai definire le norme di verifica delle spese comunicate dagli utenti della tua azienda. Captio rileverà automaticamente i casi che non rispettano quanto stabilito e li contrassegnerà come potenzialmente in conflitto nelle note spese corrispondenti.

È importante tenere a mente che il calcolo di queste norme viene realizzato quando il rapporto passa da una fase di revisione ad un'altra, e che il tipo di avviso varierà a seconda delle notifiche configurate per ciascuna di esse. Per maggiori informazioni, consulta l'utilizzo dei workflow.

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È possibile definire una politica di spesa aziendale estremamente dettagliata implementando delle norme che garantiscano, ad esempio, che non si superi un determinato importo massimo, che non vengano registrate spese durante i fine settimana o che non esistano spese duplicate.

Per creare un nuovo avviso, clicca sul pulsante Nuovo tipo di avviso/New alert type.  Apparirà una finestra dove sarà possibile specificare le caratteristiche dell'avviso, così come gli Utenti/Users, le Fasi del workflow/Workflow stages, le Categorie/Categories ed i Metodi di pagamento/Payment types. Inserisci queste informazioni e clicca su Salva/Save.

 I tipi di avvisi configurabili sono:

  • Campi obbligatori/Required fields: Avviso relativo agli scontrini che ci informa quando esistono campi obbligatori che non sono stati compilati.
  • Ricevuta obbligatoria/Image require Avviso relativo agli scontrini che ci informa che una spesa non contiene l'immagine della ricevuta. È possibile impostare un importo minimo al di sotto del quale questa verifica non viene eseguita.
  • Giorni festivi/Holidays: Avviso relativo agli scontrini che ci informa se la spesa è stata realizzata durante un giorno festivo. I giorni festivi possono essere configurati dall'avviso stesso.
  • Distanza massima dello scontrino/Maximum distance receipt: Avviso relativo agli scontrini di chilometraggio che si attiverà se la distanza inserita supera quella configurata.
  • Fine settimana/Weekend: Avviso relativo agli scontrini che ci informa se la spesa è stata realizzata nel fine settimana (sabato e/o domenica).
  • Importo massimo per data/Maximum amount date: Avviso relativo ai rapporti che ci informa che durante il periodo di tempo configurato l'utente ha superato l'importo predefinito. Il periodo può essere giornaliero, settimanale o mensile.
  • Importo massimo del rapporto/Maximum amount of report: Avviso relativo al rapporto che si attiva se il rapporto supera l'importo massimo consentito.
  • Importo massimo dello scontrino/Maximum amount of report: Avviso relativo agli scontrini che si attiva se lo scontrino supera l'importo massimo consentito.
  • Limite di scontrini per categoria/giorno/Maximum receipts/category per day: Avviso relativo ai rapporti che indica se è stato superato il numero massimo di scontrini consentiti per una categoria.
  • Limitazione del metodo di pagamento/Payment type restriction: Avviso che ci informa se uno scontrino di una categoria specifica è stato salvato con un metodo di pagamento non consentito.
  • Scontrini modificati/Edited receipts: Avviso relativo agli scontrini che ci informa se un utente ha modificato i campi di una spesa riconosciuti automaticamente da Captio (data, fornitore, importo).
  • Vecchi scontrini/Old receipts: Avviso relativo agli scontrini che ci informa se la data dello scontrino è precedente al periodo permesso.
  • Scontrini ripetuti/Repeated receipt: Avviso che ci indica se uno scontrino risulta ripetuto nel sistema. Per eseguire questa verifica, Captio utilizza la combinazione delle seguenti informazioni: Data/Importo/Fornitore. È possibile configurare che tale verifica venga eseguita tra i diversi scontrini di un determinato utente o tra tutti gli utenti dell'ambiente di lavoro. 

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A partire da tale momento, Captio analizzerà le spese comunicate per rilevare la violazione di questa norma. Una volta rilevata, verrà indicata nell'intestazione del rapporto e verrà aggiunto un simbolo di allerta accanto alla spesa specifica (se si tratta di un avviso relativo alle spese) all'interno del rapporto ricevuto dal supervisore. 

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Questo faciliterà il processo di revisione, permettendo al supervisore di rilevare rapidamente i casi potenzialmente in conflitto, analizzarli all'interno del rapporto stesso e decidere se approvarlo o meno. Va detto che gli avvisi non sono bloccanti, vale a dire che, anche se un rapporto contiene avvisi, il supervisore sarà sempre colui che prenderà la decisione finale in merito alla sua approvazione.

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