[Web] Anticipi

Gli Anticipi servono a gestire i pagamenti in contanti e in anticipo che vengono assegnati ad un utente da spendere durante un viaggio di lavoro.

Esistono due sezioni relative agli anticipi nel pannello dell'utente amministratore di Captio: la configurazione delle funzionalità e il flusso di approvazione (workflow) degli stessi.

Configurazione degli anticipi

Per configurare la gestione degli anticipi, vai alla scheda Configurazione/Settings. Qui seleziona la sezione Preferenze/Preferences e vai al riquadro Anticipi/Advances. Le caratteristiche configurabili sono le seguenti:

Configuration_advances.PNG

  • Giorni liquidazione/Days for settlementindica i giorni a disposizione del lavoratore per saldare l'anticipo.
  • Email avviso liquidazione/Settlement notification email: definisce l'email della persona responsabile del controllo degli anticipi (può non coincidere con l'utente configurato nel workflow degli anticipi). Il sistema invierà a questo utente una notifica via email quando un anticipo supera i giorni di liquidazione, permettendo così un maggiore controllo degli anticipi consegnati.
  • Importo minimo di controllo/Minimum control amount: al di sotto di questo importo gli anticipi non hanno bisogno di approvazione.
  • Importo per giorno di viaggio/Amount per day: importo consentito al giorno, nel caso di richiedere anticipi per viaggi.
  • Valuta base/Master currency: definisce la valuta in cui sono gestite le spese dell'azienda.
  • Tabella valori cambio valuta/Exchange rates: questa opzione gestisce i cambi di valuta. Il lavoratore può richiedere l'anticipo per un viaggio internazionale e ciò comporta il cambio di valuta estera.  In questa tabella è possibile aggiungere manualmente il valore della valuta di cambio. 
  • Aggiornamento automatico/Automatic update: offre la possibilità di aggiornare automaticamente il valore di cambio in base alle informazioni della Banca Centrale Europea con la periodicità desiderataConfiguration_advances_automaticRates.PNG

 

Creazione di workflow di anticipi

Una volta configurati i parametri precedenti, è possibile procedere alla creazione dei workflow o flussi di approvazione degli anticipi.  Questo può essere fatto dall'opzione Workflow/Workflow all'interno della scheda di Configurazione/Settings.

La creazione di un workflow di anticipi è simile a quella di un workflow di approvazione dei rapporti. Se desideri maggiori informazioni, puoi consultare questo articolo. Per farlo, è sufficiente cliccare sull'opzione Nuovo/New e definire un nome. Quindi, in Tipo/Type dovrà essere selezionata l'opzione Anticipi/Advances del menù a discesa.

Adesso puoi aggiungere tutte le fasi, gli utenti e i campi necessari nello stesso modo in cui lo faresti con un workflow di rapporti. Una volta terminato, clicca sul pulsante Salva/Save.

Configuration_WF_advances.png

Una volta definito il workflow di anticipi, il processo avrà inizio ogni volta che un utente segnalatore in esso incluso farà richiesta di un anticipo. La sua richiesta passerà attraverso determinate fasi fino a quando non verrà approvata o rifiutata. Nel caso in cui venga approvata, l'anticipo sarà associato alla successiva nota spese che l'utente in questione genererà.

Come amministratore puoi anche visualizzare gli anticipi gestiti in azienda e lo stato degli stessi, così come eliminare un anticipo richiesto e ancora in attesa di approvazione.

Advances.png

Inoltre, i supervisori coinvolti nelle fasi di approvazione potranno approvarli o rifiutarli dai loro utenti nella scheda Anticipi/Advances, così come viene descritto nel seguente articolo: Approvare anticipi.

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