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[Web] Uso di workflow nei flussi di approvazione

I workflow servono a gestire i flussi di approvazione dei rapporti.

Per creare un workflow, vai alla sezione Workflow dalla scheda di Configurazione/Settings. Quindi, scrivi un nome per il workflow nel campo Nome/Name e seleziona il tipo di workflow dal campo Tipo/Type.

I tipi di workflow disponibili sono i seguenti:

  • Rapporti/Reportsworkflow per il flusso di approvazione di rapporti.
  • Anticipi/Advancesworkflow per il flusso di approvazione di anticipi.
  • Viaggi/Travels: workflow per il flusso di approvazione di viaggi.

 

NOTA: I tipi di workflow disponibili possono variare in base alla configurazione del tuo ambiente di lavoro.

workflow_create.png

Fasi/Steps

I workflow vengono organizzati per fasi di revisione. Per aggiungere una fase, clicca sul pulsante Aggiungi/Add.

Le fasi presentano i seguenti campi da configurare:

  • Fase/Step: indica il nome della fase. Questo testo è un'informazione che permette agli utenti di identificare la fase di approvazione in cui si trova il rapporto.
  • Utente/Userindica l'utente responsabile di questa fase di revisione.
  • Rifiuto/Rejectionquesta è l'azione che si verificherà nel caso in cui il rapporto/viaggio/anticipo venga respinto. Vale a dire, qui bisognerà indicare a quale fase è necessario retrocedere nel caso in cui questa fase venga respinta.
  • Permessi/Permissionsindica i permessi che il supervisore avrà sul rapporto durante questa fase.
  • Avvisi/Alerts: definisce gli avvisi che verranno gestiti in questa fase.

workflow_createStep2.png

NOTA: Se crei un workflow senza fasi, sarà un workflow di auto-approvazione. Vale a dire che, quando l'utente richiederà l'approvazione, i suoi rapporti non verranno inviati a nessun supervisore e verranno auto-approvati.

 

Permessi/Permissions:

I permessi disponibili per una fase sono i seguenti:

workflow_permisions.png

  • Avvisi/AlertsIl supervisore può visualizzare gli avvisi del rapporto. Nella sezione degli avvisi verrà indicato quali di questi potranno essere visualizzati dal supervisore durante questa fase. 
  • Elimina/DeleteIl revisore può rimuovere gli scontrini dal rapporto. Gli scontrini non saranno eliminati, ma verranno semplicemente rimossi da questo rapporto e torneranno all'elenco degli scontrini in sospeso dell'utente. 
  • Modifica scontrino/Edit ReceiptIl supervisore può modificare gli scontrini del rapporto. Potrà persino modificare i dati rilevati da Captio (importo e data).
  • Email: Il supervisore riceverà un'email che lo avviserà della presenza di un rapporto da esaminare.
  • Ometti fase/Skip stepSe non è presente nessuno degli avvisi definiti nell'apposita sezione, il rapporto passerà alla fase successiva omettendo questa revisione. 

workflow_alerts.png

Assegnazione utenti

Una volta che sono state create le diverse fasi, si procederà ad aggiungere gli utenti coinvolti in questo workflow. Per questo, dovrai accedere alla sezione Utenti/Users e selezionare l'opzione Gestione utenti/Manage users. 

workflow_manageUsers.png

Si aprirà la finestra di Assegnazione utenti/User assignation. In questa finestra verranno selezionati gli utenti che si desidera aggiungere al workflow. 

Una volta selezionati gli utenti per il workflow, chiudi la finestra cliccando sul pulsante nell'angolo in alto a destra.

workflow_users.png

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