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1. Configurazione dell'ambiente di lavoro

Il nostro strumento è tanto potente quanto personalizzabile. In questa sezione, ti aiuteremo a capire a cosa serve ciascuna funzione e a configurarla per ottenerne il massimo.

Contenuto della sezione:

 

Primi passi

Prima di tutto, ti diamo il benvenuto a Captio! Stai per imparare a configurare il tuo portale ed essere in grado di gestire le tue spese di viaggio in un modo più efficiente.

Per accedere al pannello di amministrazione, entra su login.captio.net e utilizza le credenziali che ti sono state inviate dal nostro dipartimento di Customer Success. Se non le ricordi o non riesci a trovarle, scrivici a support@captio.com e ti aiuteremo.

Dati personali

Ogni volta che effettuerai l'accesso al tuo account amministratore, verrai indirizzato direttamente alla scheda dei "Rapporti", poiché sarà una di quelle che più utilizzerai.

La prima volta che effettui l'accesso, vai alla scheda di "Configurazione" che vedrai nel menù principale orizzontale.  Puoi anche accedervi dal menù a discesa situato nell'angolo in alto a destra.

Conf_Datos_Personales.jpg

(1) La prima sezione che puoi configurare è quella dei "Dati Personali". Per iniziare, puoi modificare:

  • Indirizzo email: l'indirizzo di posta elettronica associato all'accesso non può essere modificato, ma è possibile aggiungere un altro account di posta dove ricevere gli avvisi e le comunicazioni di Captio.
  • Password: puoi modificare la password e impostarne una più facile da ricordare, ma sempre seguendo i nostri consigli di sicurezza.

 

(2) Nella sottosezione "Personalizza account", puoi:

  • Aggiungere il nome o la ragione sociale della tua azienda.
  • Scegliere la lingua in cui preferisci visualizzare ed usare Captio.
  • Selezionare il tuo fuso orario (in modo che i tuoi rapporti vengano creati in questo formato).
  • Configurare la tua cultura: questo influenza il modo in cui vengono presentati alcuni dati.  Ad esempio, nella cultura anglosassone, i decimali vengono indicati usando un punto invece di una virgola, e le date seguono il formato mese/giorno/anno.

 

Preferenze

Una delle principali caratteristiche di Captio è la sua eccellente capacità di adattarsi alle esigenze di diversi tipi di azienda. Nella sezione "Preferenze", puoi personalizzare i seguenti campi:

1. Valuta

Per tua informazione, qui ti mostriamo la valuta contabile che hai scelto e che verrà utilizzata di default nei tuoi rapporti. A fini contabili, le spese in valuta estera saranno convertite nella tua valuta contabile.

2. Chilometraggio

Qui puoi aggiungere la tariffa di chilometraggio che usi nella tua azienda. In questo modo, quando qualcuno riporta manualmente una spesa di chilometraggio, Captio calcolerà automaticamente l'importo finale.

Preferences_Currency_and_Mileage_without_group_and_trayectos_.jpg

Importante: Questa tariffa viene applicata agli utenti che crei d'ora in poi.  Se modifichi la tariffa e hai bisogno di aggiornarla per i tuoi utenti, dovrai farlo manualmente dalle loro schede.

Non dimenticare di indicare:

  • Il metodo di pagamento predefinito
  • Le categorie predefinite (ti consigliamo di lasciare impostato "chilometraggio").
  • Evitare che questa spesa possa essere applicata ad un'altra categoria (ti consigliamo di spuntare la casella).

Un sistema alternativo di gestire questa funzione è creare gruppi di chilometraggio.

 

2.1. Funzioni avanzate: Percorsi abituali 

È abbastanza frequente che le persone che viaggiano, facciano abitualmente lo stesso tragitto. Abbiamo abilitato una funzione che ti permette di aggiungere questi percorsi abituali con lo scopo di facilitare l'assegnazione delle spese di chilometraggio.

Per aggiungere un nuovo tragitto:

  • Clicca su "Crea percorso", assegnagli un nome (ad esempio: ufficio - aeroporto)
  • ed aggiungi la distanza tra questi due punti.

Ogni volta che ne hai bisogno, potrai modificare sia il nome che la distanza; dovrai semplicemente cliccare sui campi, modificare ciò che desideri e premere INVIO per salvare le modifiche.

Preferences_Currency_and_Mileage_.jpg

 

2.2. Funzioni avanzate: Gruppi di chilometraggio

È possibile che all'interno della tua azienda, alcune persone abbiano delle tariffe di chilometraggio diverse da altre (per la loro posizione aziendale, ad esempio).  Modifica le preferenze generali della tua tariffa di chilometraggio e crea tutti i gruppi di cui hai bisogno.

Preferences_Currency_and_Mileage_.jpg
Ti interessa questa funzionalità? Consulta il nostro staff. 

 

  

3. Opzioni scontrini

3.1. Modifica scontrini

In questa sezione puoi configurare se permetti ai tuoi utenti di modificare gli scontrini associati ad un'immagine. Ciò significa che i campi che Captio riconosce automaticamente non potranno essere modificati.

Preferences_Receipt_Options.jpg

3.2. Campi standard

Qui puoi selezionare quali campi desideri attivare o nascondere e quali saranno obbligatori. Quando contrassegni un campo come obbligatorio, il sistema non ti consentirà di salvare lo scontrino fino a quando non sarà completo.

 

4. Funzioni avanzate: Anticipi

È possibile che alcune persone abbiano bisogno di disporre di denaro in contanti e in anticipo per coprire le spese di viaggio. Per queste situazioni, hai a tua disposizione la funzionalità avanzata degli Anticipi.

 

Puoi decidere quali persone possono richiedere gli anticipi aggiungendole in un workflow o in un flusso di approvazione.

 

Ma prima di tutto, vediamo quali parametri puoi configurare nelle richieste di anticipi:

 Conf_Advance.jpg

  • Giorni liquidazione: stabilisci un periodo di giorni dopo il quale notificheremo che l'anticipo non è stato liquidato.
  • Email avviso liquidazione: aggiungi l'email della persona a cui desideri inviare la notifica che l'anticipo non è stato liquidato.
  • Importo minimo di controllo: se stabilisci un valore in questo campo, tutte le richieste di anticipi uguali o inferiori a tale importo verranno approvate automaticamente, evitando le fasi intermedie di workflow.
  • Numero di copie della ricevuta: puoi configurare quante copie della ricevuta di liquidazione desideri stampare.
  • Valuta base: vale a dire, la valuta contabile dell'anticipo.
  • Tabella valori cambio valuta: puoi impostare manualmente i cambi valuta che influiranno sugli anticipi o spuntare la casella successiva.
  • Aggiornamento automatico: aggiorneremo automaticamente i valori delle valute, facendo riferimento alle informazioni della Banca Centrale Europea con la periodicità desiderata.

 

Una volta impostati gli anticipi, dovrai aggiungere gli utenti che ne hanno bisogno attraverso i flussi di approvazione.

Ti interessa questa funzionalità? Consulta il nostro staff. 



5. Funzionalità avanzate: Controllo di cassa

Quando vengono attivati ​​gli anticipi, è consigliabile creare un controllo di cassa responsabile di contabilizzare le liquidazioni e i resi degli anticipi in contanti. A fini pratici, è un utente amministrativo che non comunica spese né ha autorità a livello di configurazione.  Il suo compito è registrare su Captio l'intero processo per mantenere corretta la contabilità.

Preferences_Cash_control.jpg

Ti interessa questa funzionalità? Consulta il nostro staff. 

 


Categorie
 

 

Come creare nuove categorie

Per creare una nuova categoria, dovrai semplicemente cliccare sul pulsante "Aggiungi" per aprire la procedura guidata(1).

Conf_categor_as.jpg

Qui dovrai inserire le seguenti informazioni:

  • Nome della categoria: usa un nome descrittivo che aiuti gli utenti a classificare le loro spese.
  • Sottocategoria: nel caso in cui si voglia inglobarne una all'interno di un'altra; tieni presente che quando crei una categoria che ne comprende delle altre, la prima sarà priva di caratteristiche.
  • Account contabile: puoi aggiungere l'account a cui desideri assegnare la spesa. Questo ti aiuterà successivamente con la contabilizzazione.
  • Codice interno: come nell'opzione precedente, aggiungi qui le informazioni sul codice interno che gestisci.
  • Auto-limitazione: se selezioni questa casella, potrai indicare un importo massimo da restituire per questa categoria. Quando lo fai, potrai indicare tale importo nel seguente campo "Importo massimo".  Ciò significa che, sebbene l'utente possa caricare spese di importo maggiore, solo gli verrà rimborsato l'importo massimo configurato.
  • Attiva: di default le categorie sono sempre attive, ma puoi disattivarle se, in un qualsiasi momento, smettono di esserti utili ma non vuoi eliminarle.
  • Categoria esclusiva per chilometraggio: se selezioni questa casella, questa categoria sarà visibile solo quando si aggiunge una spesa di chilometraggio.

add_new_category.jpg

 

Quando hai completato tutte le informazioni, clicca su "Salva".

Una volta creata la categoria, potrai visualizzarla nel pannello principale. In esso ti mostriamo tutte le informazioni rilevanti: nome, importo massimo, se configurato, codice interno e codice contabile.

Nel caso di voler MODIFICARE UNA CATEGORIA (2):

Clicca sull'icona della matita che si trova nella colonna delle azioni per riaprire la procedura guidata e apportare le modifiche necessarie.

Conf_categor_as.jpg

Per ELIMINARE UNA CATEGORIA (3):

Clicca sull'icona del cestino nella colonna delle azioni. Verrà visualizzato un messaggio di conferma, clicca su "Accetta" per eliminare la categoria e le sottocategorie ad essa associate.

 

Funzioni avanzate: Diarie

Le diarie sono pur sempre una categoria, ma con un importo giornaliero predefinito e per la quale, in base a come viene configurata seguendo la politica di spesa della tua azienda, potrebbe non essere necessario fornire lo scontrino.

Conf_dietas.jpg

Quando si aggiungono le diarie, è necessario indicare le seguenti informazioni:

  • Nome: dicci come vuoi chiamare la diaria. Ad esempio: colazione.
  • Importo: stabilisci una quantità per questa diaria.
  • Valuta: in quale valuta desideri impostare la diaria?
  • Account contabile: se necessario, puoi indicare a quale account desideri assegnare le spese di questa categoria.
  • Codice: se necessario, aggiungi il codice interno che desideri utilizzare per questa categoria.
  • Attiva: puoi attivare o disattivare le diarie. In questo modo queste saranno visibili o meno dall'app alle persone che comunicano le spese.


Ti interessa questa funzionalità? Consulta il nostro staff.  

 

Metodi di pagamento

Ogni spesa, oltre ad essere classificata, può essere relazionata ad una forma di pagamento. Puoi definire quali opzioni di pagamento permetti per le spese di viaggio della tua azienda e specificare se sono rimborsabili per coloro che comunicano la spesa o no (fondamentale per il raggruppamento delle spese nei rapporti e per il suo utilizzo in funzioni avanzate quali la conciliazione o gli anticipi).

Per aggiungere metodi di pagamento personalizzati, tutto ciò che dovrai fare è assegnargli un nome (1), spuntare l'opzione "Rimborsabile" o no, e cliccare su "Aggiungi".

Se in qualsiasi momento desideri modificare il nome del tuo metodo di pagamento, dovrai semplicemente cliccare sull'icona della matita che viene visualizzata (2), apportare le modifiche e premere INVIO.

Puoi anche cancellare la forma di pagamento creata facendo clic su "Elimina" (3).

config_formapago.jpg

 

 

Campi personalizzati

Di default, la nostra app riconosce automaticamente i campi dell'importo, del fornitore e della data delle spese fotografate. Se lo desideri, puoi chiedere all'utente maggiori informazioni su ogni spesa utilizzando i campi personalizzati. Se il tuo account è medium o large, puoi anche utilizzare questi stessi campi personalizzati per i rapporti.

 

Tipi di campi personalizzati

  • Campo personalizzato di testo

Il campo personalizzato di testo permette di chiedere esplicitamente alla persona che comunica la spesa, qualcosa in particolare. Ad esempio: puoi chiedere i dettagli di una determinata spesa che è stata assegnata alla categoria "Altre spese".

  • Campo personalizzato della data

Sebbene non sia abituale usarlo per le spese, è possibile abilitare un campo personalizzato della data per i rapporti. Ad esempio: la data di inizio di un congresso.

  • Campo personalizzato di numero intero

La risposta a questo campo personalizzato è numerica. Ad esempio: puoi chiedere alla persona che comunica la spesa o che si occupa del rapporto, di indicare il numero del progetto interno corrispondente.

  • Campo personalizzato di numero con decimali

Potresti essere interessato a ricevere una risposta numerica esatta, come ad esempio: al momento di comunicare le spese di carburante, potresti aggiungere i chilometri e i decimali indicati dal contachilometri della macchina; per questo, puoi chiedere agli utenti di aggiungere numeri con decimali.

  • Campo personalizzato di elenco di valori

Questo campo serve a mostrare alla persona che comunica la spesa, un elenco predefinito di possibili risposte. Ad esempio, se viene effettuata una visita commerciale, puoi mostrare un elenco dei tuoi clienti in modo da selezionare quello adeguato.  

  • Campo personalizzato di elenco registrazioni

Immagina che una persona comunica una spesa in cui invita a mangiare 4 commensali e che ti interessa conoscere i dettagli di ogni commensale (ad esempio, a quale azienda appartiene, come si chiama e quale posizione riveste). Per poter inserire queste spese, puoi utilizzare il campo personalizzato di elenco registrazioni, in cui verranno aperte tutte le voci a cui poter rispondere con diversi campi di testo.

  • Campo personalizzato di Sì/No

Questo campo personalizzato è molto utile quando la domanda è a risposta chiusa e ti offre un semplice sì o no. Ad esempio: Questa spesa è deducibile?

  • Campo personalizzato di asse analitico (funzione avanzata) 

Si tratta di un campo speciale di valori che viene recuperato da un sistema esterno definito dalla tua azienda. Vengono visualizzate alcune opzioni che non si trovano nel nostro database ma nel tuo; questa funzione è pensata per i clienti con integrazioni tramite API.

  • Campo personalizzato combinato

Il campo combinato permette di raggruppare diversi campi personalizzati di qualsiasi tipo per indicare una singola voce/causale. Inoltre, i campi combinati possono essere raggruppati in liste dinamiche.

 

Come si aggiungono i campi personalizzati?

config_campospersonalizados.jpg

Se desideri aggiungere più campi alle tue spese, clicca su "Nuovo campo" (1), inserisci le informazioni relative al campo (il nome, il tipo di dati che vuoi raccogliere, se si applica a spese o rapporti, in quale categoria desideri aggiungere tali informazioni ed, infine, una breve descrizione), clicca su "Salva" ed ecco fatto!

 

Workflow o flussi di approvazione  

Un workflow o un flusso di approvazione è il meccanismo utilizzato per creare le diverse fasi attraverso le quali una nota spese deve passare per essere approvata. Ogni fase avrà una persona che svolgerà il ruolo di supervisore e che darà il via libera per passare alla fase successiva.

Ad esempio: una persona dello staff di vendita invia il suo rapporto, che deve essere approvato dal supervisore di zona, successivamente dal direttore commerciale ed, infine, dal personale amministrativo. In questo caso, il flusso di approvazione consiste di 3 fasi e passerà da 3 supervisori prima dell'approvazione finale.

Per la tua sicurezza, tutte le fasi attraverso le quali passa il rapporto saranno registrate, in modo da garantire la tracciabilità dell'intero processo.

Tipi di workflow

  • Rapporti: workflow per il flusso di approvazione di rapporti.
  • Anticipi: workflow per il flusso di approvazione di anticipi.
  • Viaggi: workflow per il flusso di approvazione di viaggi.

NOTA: I tipi di workflow disponibili possono variare in base al tuo piano (Professional, Corporate, Enterprise).

 

Configurazione dei workflow

Config_workflow.jpg

Prima di tutto, tieni presente che dovrai creare gli utenti del tuo ambiente per potere assegnare loro il ruolo di supervisori. Ti spieghiamo come creare utenti in questo articolo.

  • Per creare un workflow, vai alla sezione "Workflow" dalla scheda di Configurazione e fare clic su "+ Nuovo" (1).
  • Quindi, scrivi un nome rappresentativo per il workflow nel campo "Nome" e seleziona il tipo di flusso di workflow dal campo "Tipo" (2).
  • Per aggiungere una fase, clicca sul pulsante "Aggiungi" (3).
  • Successivamente, potrai configurare (4):
    • Fase: indica il nome della fase. Questo testo è un'informazione che permette agli utenti di identificare la fase di approvazione in cui si trova il rapporto.
    • Utente: inizia a digitare il nome o l'email dell'utente che svolge il ruolo supervisore in questa fase di revisione e selezionalo dall'elenco.
    • Rifiuto: questa è l'azione che si verificherà nel caso in cui il rapporto/viaggio/anticipo venga respinto. In pratica, qui bisogna indicare a quale fase è necessario retrocedere nel caso in cui questa fase venga respinta. È possibile tornare alla fase immediatamente precedente o rinviare il rapporto all'utente per la sua modifica o eliminazione.
    • Permessi: indica i permessi che il revisore avrà sul rapporto durante questa fase.
    • Avvisi: definisce gli avvisi previsti per questa fase.

 

Importante! Se crei un workflow senza fasi, sarà un workflow di auto-approvazione. Vale a dire che, quando l'utente richiederà l'approvazione, i suoi rapporti non verranno inviati a nessun revisore e verranno auto-approvati.

 

I permessi disponibili per una fase sono i seguenti:

  • Avvisi: nella sezione degli avvisi verranno indicate quale notifiche potrà visualizzare la persona responsabile della supervisione della fase.  
  • Eliminazione: la persona che supervisiona la fase può rimuovere le spese dal rapporto. Le spese non saranno eliminate, ma verranno semplicemente rimosse da questo rapporto e torneranno all'elenco delle spese in sospeso dell'utente.
  • Modifica spese: la persona che supervisiona la fase può modificare le spese del rapporto. Potrà persino modificare i dati rilevati da Captio (importo e data).
  • Email: La persona che supervisiona la fase riceverà un'email che la avviserà della presenza di un rapporto da esaminare.
  • Omissione fase: Il rapporto passerà alla fase successiva se non viene inviata nessuna delle notifiche definite nella sezione "Avvisi".

 

Config_wf_permissions.jpg

 

Una volta che sono state create le diverse fasi, bisogna aggiungere le persone coinvolte in questo workflow. Per questo, dovrai accedere alla sezione "Utenti" e selezionare l'opzione "Gestione utenti" (6).

Si aprirà la finestra di "Assegnazione utenti". In questa finestra verranno selezionati gli utenti che si desidera aggiungere al workflow.  Una volta selezionati gli utenti per il workflow, chiudi la finestra cliccando sul pulsante nell'angolo in alto a destra.

config_workflow_asignaci_n_usuarios.jpg

Non dimenticare di fare clic su Salva quando hai finito di configurare il tuo flusso di lavoro (7).

 

Rapporti (PDF)

In questa sezione è possibile configurare l'aspetto dei rapporti scaricati in PDF. Possiamo configurare il tipo di modello, il logo e il contenuto in modo che si adatti al meglio alle nostre esigenze.

Config_InformePDF.jpg

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