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4. Avvisi__

Gli avvisi servono a definire le norme di verifica delle spese comunicate dagli utenti della tua azienda. Captio rileverà automaticamente i casi che non rispettano queste politiche e li contrassegnerà come potenzialmente in conflitto. Questo strumento è essenziale per aiutarti a rispettare la politica di spesa della tua azienda.

È importante tenere a mente che il calcolo di queste norme viene realizzato quando il rapporto passa da una fase di revisione ad un'altra, e che il tipo di avviso varierà a seconda delle notifiche configurate per ciascuna di esse.

Che tipi di avvisi esistono e come configurarli

Per creare un nuovo avviso, dovrai semplicemente cliccare sul pulsante "Nuovo tipo di avviso" per aprire la procedura guidata. A seconda del tipo che selezionerai, dovrai completare diverse informazioni, ma in generale puoi programmare le notifiche per:

  • Tutti gli utenti o solo per determinate persone. Puoi anche selezionare l'opzione che ti permette di assegnare gli avvisi ai nuovi utenti.
  • Tutte le fasi dei flussi di approvazione o solo per fasi specifiche.
  • Tutte le categorie o solo per categorie specifiche. Puoi anche selezionare l'opzione che ti permette di assegnare gli avvisi alle nuove categorie.
  • Tutti i metodi di pagamento o solo per determinati metodi di pagamento. Puoi anche selezionare l'opzione che ti permette di assegnare gli avvisi ai nuovi metodi di pagamento.

Vediamo adesso quali tipi di avvisi puoi configurare e come farlo.

 

Avvisi standard:

Verifica di scontrini ripetuti

A cosa serve:

L'avviso si attiverà in caso di scontrini duplicati; per farlo, confronteremo l'importo e la data degli scontrini riconosciuti dal sistema di Captio.

Configurazione:

Importo minimo: Serve ad indicare a partire da quale importo desideri che gli avvisi si attivino. Se imposti ad esempio 10€, il sistema non terrà conto delle spese inferiori a tale importo. Se vuoi includere tutti gli scontrini, puoi impostare a partire da 0€.  

Includere scontrini di altri utenti: Puoi attivare una verifica tra i vari scontrini dell'utente o tra tutti gli scontrini di tutti gli utenti dell'ambiente; lo consigliamo solo se hai questa esigenza per una determinata categoria come requisito specifico della politica di spesa della tua azienda, poiché tale azione influisce sulla durata delle diverse fasi, facendo sì che l'approvazione possa richiedere più tempo del normale.

Includere fornitore: Puoi impostare che vengano analizzati anche i fornitori per l'attivazione dell'avviso. Ancora una volta, tieni presente che più informazioni vengono confrontate, più tempo sarà necessario per la fase di lettura ed approvazione.

Verifica di scontrini modificati

A cosa serve:

Questo avviso indica se un utente ha modificato i campi riconosciuti automaticamente da Captio (data ed importo).  Ricorda che, al momento della configurazione del tuo ambiente di lavoro, puoi proibire ai tuoi utenti di modificare tali informazioni.

Configurazione:

Indica quali campi modificati attiveranno l'avviso: la data, l'importo o il fornitore.

 

Verifica di scontrini in ritardo

A cosa serve:

In questo avviso, la data estratta dallo scontrino viene confrontata con quella durante la quale un rapporto passa da una fase ad un'altra (vale a dire, con la data di revisione).

 

Configurazione:

Stabilisci un limite massimo di giorni per attivare l'avviso.

Ricevuta obbligatoria

A cosa serve:

Si tratta di un avviso relativo agli scontrini che ci informa che una spesa non contiene l'immagine della ricevuta.

 

Configurazione:

Importo minimo: È possibile impostare un importo minimo al di sotto del quale questa verifica non viene eseguita.

Includere scontrino di chilometraggio: Se selezioni questa opzione, le spese di chilometraggio devono includere una ricevuta, utilizzando l'opzione di Google Maps del sito web. Assicurati di aver informato i tuoi utenti.  

Campi obbligatori

A cosa serve:

Questo avviso avverte della mancanza di campi obbligatori da compilare che sembravano facoltativi al momento di caricare le spese sulla piattaforma, ma che invece sono obbligatori secondo la politica dell'azienda.

Configurazione: Seleziona quali dei campi obbligatori attiveranno questo avviso: categoria, metodo di pagamento o osservazioni.

 

Avvisi per funzioni avanzate:

Verifica dell'importo massimo del rapporto

A cosa serve:

Si tratta di un avviso relativo ai rapporti che si attiva quando viene superato l'importo massimo consentito.

Configurazione:

Dovrai stabilire l'importo massimo consentito per il totale del rapporto.

Verifica dell'importo massimo dello scontrino

A cosa serve:

Si tratta di un avviso relativo agli scontrini che si attiva quando viene superato l'importo massimo consentito.

Configurazione:

Dovrai stabilire l'importo massimo consentito per lo scontrino.

Verifica delle spese in fine settimana

A cosa serve:

Si tratta di un avviso relativo alle spese che ci informa se la spesa è stata realizzata nel fine settimana (sabato e/o domenica).

 

Verifica dei giorni festivi

A cosa serve:

Si tratta di un avviso relativo alle spese che ci informa se la spesa è stata realizzata durante un giorno festivo.

Configurazione:

Dovrai aggiungere i giorni festivi previsti dal tuo calendario lavorativo annuale. Per farlo, clicca sul calendario, seleziona una data e clicca su "Aggiungi". Se commetti un errore, seleziona il giorno dall'elenco a sinistra e clicca su "Elimina".

Verifica della distanza massima dello scontrino

A cosa serve:

Si tratta di un avviso relativo alle spese di chilometraggio che si attiverà se la distanza inserita supera quella configurata.

Configurazione:

Dovrai stabilire la distanza massima permessa per questo tipo di spesa.

Verifica dell'importo massimo per data

A cosa serve:

Si tratta di un avviso relativo ai rapporti che ci informa che durante il periodo di tempo configurato l'utente ha superato l'importo predefinito. Il periodo può essere giornaliero, settimanale o mensile.

Configurazione:

Dovrai solo aggiungere l'importo massimo e il periodo di tempo applicabile: giornaliero, settimanale o mensile.

Limitazione del metodo di pagamento

Limitazione del metodo di pagamento: Avviso che ci informa se uno scontrino di una categoria specifica è stato salvato con un metodo di pagamento non consentito.

Limite di scontrini per categoria/giorno

Limite di scontrini per categoria/giorno: Si tratta di un avviso relativo ai rapporti che indica se è stato superato il numero massimo di scontrini consentiti per una categoria; vale a dire, il numero massimo di ricevute giornaliere.

 

Visualizzazione degli avvisi

Una volta stabiliti gli avvisi che ti interessano, Captio analizzerà le spese riportate a partire da quel momento per rilevare possibili violazioni delle norme. Se è il caso, comparirà un'indicazione nell'intestazione del rapporto e verrà aggiunto un simbolo di allerta accanto alla spesa specifica (se si tratta di un avviso relativo alle spese) all'interno del rapporto ricevuto dal supervisore.  

 

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