Segui

Anticipi

Contenuto della sezione:

Come richiedere anticipi dal sito web

Nella sezione "Anticipi", puoi richiedere al tuo supervisore degli anticipi in contanti (denaro per le tue spese).  Visualizzerai questa opzione solo se è stata configurata dalla tua azienda.

In questa sezione potrai vedere gli anticipi e il loro stato indicato nella colonna corrispondente "Stato".

  • Richiesto: hai richiesto un anticipo ed è in fase di approvazione.
  • Rifiutato: gli anticipi rifiutati vengono identificati con questo stato e prevedono un pulsante di modifica con il quale è possibile apportare modifiche all'anticipo e quindi inviarlo nuovamente per l'approvazione. Possiamo modificare gli importi (aggiungere, eliminare, modificare), la data di incasso ed i giorni di viaggio.
  • Convalidato: gli anticipi che sono stati approvati vengono identificati con questo stato e possono essere inseriti in un qualsiasi rapporto.
  • Liquidato: questi anticipi si trovano già contabilizzati in un rapporto già liquidato.

Per richiedere un anticipo:

  • Clicca sul pulsante "Richiedi anticipo" per aprire la procedura guidata.
  • Compila i campi necessari (alcuni di quelli mostrati qui di seguito sono opzionali e potresti non vederli)
    • Utente: sei tu, quindi non devi fare nulla.
    • Motivo: aggiungi il motivo per cui hai bisogno dell'anticipo (viaggio a Lisbona, ad esempio).
    • Workflow: la tua azienda potrebbe aver configurato diversi flussi di approvazione (ad esempio, uno per viaggi a scopi commerciali e un altro per viaggi a scopi di marketing), dovrai selezionare quello che meglio si adatta alle tue esigenze. In caso di dubbi, contatta la persona che gestisce l'ambiente di Captio.
    • Commenti sulla richiesta: è possibile spiegare alla persona responsabile della sua approvazione i motivi per cui hai bisogno dell'anticipo.
    • Data di incasso: quando riceverai l'anticipo?
    • Viaggio: seleziona se il motivo di questo anticipo è o non è un viaggio.  Se sì, dovrai indicare il numero di giorni della durata del viaggio. Secondo la politica di spesa della tua azienda, ti indicheremo quanto è l'importo massimo al giorno che puoi richiedere.
    • Importo anticipo: è l'importo che desideri richiedere.  Questo importo può essere costituito da una o più valute. Per farlo, inserisci la cifra desiderata, seleziona la valuta e clicca sul pulsante "+". Questa operazione deve essere ripetuta per ogni valuta richiesta, qualora si trattasse di un anticipo in più valute.

Ricorda che il tuo anticipo non sarà disponibile fino a quando il tuo supervisore non lo avrà approvato. Puoi verificare lo stato della tua richiesta in qualsiasi momento dalla tabella nella schermata iniziale della sezione "Anticipi".

Una volta approvato, l'anticipo verrà assegnato alla nota spese successiva. Nel caso in cui non desideri inserire l'anticipo nella nota spese successiva, puoi modificarlo da questa ultima.

Una volta che l'anticipo viene incluso nel rapporto, le spese pagate in contanti saranno "compensate" con l'importo anticipato.

Come approvare gli anticipi dal sito web

La scheda "Anticipi" permette al supervisore di approvare o rifiutare gli anticipi richiesti.

Un supervisore esaminerà solo gli anticipi di cui è responsabile nel workflow. Per stabilire il responsabile della revisione degli anticipi, l'amministratore dell'ambiente deve aver configurato un workflow a tal fine.

Il pulsante "Approva" apre una finestra con i dati dell'anticipo richiesto che ti permette di visualizzare e/o modificare i dettagli (motivo, data di incasso, valuta/e, ecc.). Puoi approvare o rifiutare la richiesta di anticipo usando i pulsanti corrispondenti.

Fatto ciò, il sistema mostrerà un messaggio per il revisore confermando l'operazione.

Quando approvi la richiesta di anticipo, questa passerà alla fase successiva del workflow di approvazione degli anticipi (se presente).  Una volta che la richiesta è stata approvata in tutte le fasi configurate, l'utente richiedente disporrà dell'anticipo richiesto e questo sarà assegnato alla nota spese successiva.  Tale approvazione verrà notificata all'utente via email.

Se rifiutiamo la richiesta di anticipo, l'utente richiedente riceverà tale informazione mediante l'elenco degli Anticipi, dove lo stato dell'anticipo in questione sarà contrassegnato come "Rifiutato". L'utente potrà così procedere alla sua modifica.

Una volta apportate le modifiche necessarie, l'utente può richiedere nuovamente l'approvazione dello stesso anticipo e il supervisore visualizzerà di nuovo la richiesta nell'elenco degli anticipi da approvare.

Questo articolo ti è stato utile?
Utenti che ritengono sia utile: 0 su 0
Altre domande? Invia una richiesta

0 Commenti

Accedi per aggiungere un commento.